Субъект хозяйствования должен возмещать расходы, понесенные работником на хозяйственные нужды предприятия или в командировке в соответствии с предоставленным Отчетом об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. Так указало Миндоходов в письме от 1 октября 2013 года № 4878/Т/99-99-17-02-01-14.
Миндоходов напомнило, что согласно пп. 170.9.2 Налогового кодекса отчет об использовании выданных средств представляется после того, как работник «завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет».
Таким образом, вопросы возмещения расходов, понесенных работником при приобретении товаров для предприятия, и другие вопросы правомерности использования собственных наличных средств работниками предприятия для решения производственных (хозяйственных) вопросов относятся к имущественным отношениям между субъектом хозяйствования и работником и регулируются Гражданским кодексом.
Так, по общему правилу ст. 261 ГК течение исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или могло узнать о нарушении своего права или о лице, которое его нарушило. В то же время по обязательствам с определенным сроком исполнения течение исковой давности начинается с истечением срока исполнения. Однако относительно расходов, понесенных работником на хозяйственные нужды предприятия или в командировке, и подотчетных сумм законодательством не установлен срок исполнения обязательства в части возврата предприятием израсходованных работником средств.
Частью 2 ст. 530 ГК установлено, что, если срок исполнения должником обязанности не установлен или определен моментом предъявления требования, кредитор имеет право требовать его исполнения в любое время. Должник должен исполнить такую обязанность в семидневный срок со дня предъявления требования, если обязанность немедленного исполнения не вытекает из договора или актов гражданского законодательства. В связи с чем можно утверждать, что, пока работник не обратится на предприятие с письменным требованием о возврате задолженности (в сумме превышения расходов над суммой средств, полученных в качестве аванса, или израсходованных средств для решения хозяйственных или производственных вопросов предприятия), отсчет срока исковой давности относительно задолженности предприятия перед работником не начинается.
Вместе с тем, если в коллективном трудовом договоре предусмотрен срок для выплаты компенсации предприятием подотчетных сумм и расходов, понесенных работником на хозяйственные нужды предприятия или на командировку в привязке ко дню утверждения авансового отчета, тогда начинать отсчет срока исковой давности необходимо со дня, следующего за днем утверждения такого отчета.
В противном случае или в случае, если другой отправной точки нет, работник может обратиться на предприятие с письменным требованием уплатить ему надлежащее и в случае нарушения обратиться в суд. Срок давности в таком случае начнет отсчет с восьмого дня с даты предъявления работником письменного требования.
