Діяльність будь-якої юридичної особи (підприємства, установи, організації), державних чи комунальних підприємств пов’язана зі створенням та обміном великої кількості документів із контрагентами.
Якщо підприємство великого розміру, то на такому підприємстві в день можуть створюватися десятки екземплярів документів. З метою недопущення плутанини в документах, їх втрати чи помилкового відправлення, на кожному підприємстві чи компанії повинна бути розроблена чітка система документообігу. Система документообігу може бути побудована на офлайн принципі, та затверджена уставом підприємства. Для більш масштабних підприємств вже доцільно використовувати спеціалізовані сервіси, програмне забезпечення щодо документообігу.
Документообіг в установі - рух службових документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення (п. 12, ст. 2, Розділ 1 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях).
Система документообігу передбачає, що існує певна інструкція, яка регламентує весь життєвий шлях документа від моменту його створення до моменту його виконання.
Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на управлінський процес загалом.
На цьому шляху новостворений документ повинен пройти таку процедуру як візування (погодження).
Візування, звісно, застосовується не до всіх документів юридичної особи, а тільки до таких, коли необхідне оцінити доцільність його видання, обґрунтованість та встановити відповідність законодавству.
Цей процес дещо схожий на законотворчий процес в Україні, коли після створення законопроекту, його надсилають на перевірку та погодження до профільних комітетів Верховної Ради України.
Виходячи з організаційно-правової форми, мети діяльності чи масштабу юридичної особи, доцільно застосовувати той чи інший метод візування документа. Саме тому існують певні відмінності у порядку візування (погодження) документів.
Зазвичай класифікують онлайн та офлайн візування - за способом, послідовне, паралельне чи комбіноване – за порядком.
За найпоширенішою класифікацією виділяють внутрішнє та зовнішнє візування.
Дані різновиди візування також передбачено у п. 56 Розділі II «Типової Інструкції
з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади» (далі – Інструкції), відповідно до якої погодження документа у разі потреби може здійснюватися як в установі (внутрішнє), так і за її межами іншими зацікавленими установами (зовнішнє).
Офлайн візування зазвичай використовується на підприємствах, установах невеликих розмірів, коли ми маємо справу з невеликою кількістю документів. Документ у паперовому вигляді фізично переміщується від одного погоджувача до іншого, після чого відбувається його візування.
Для підприємств більш масштабних доцільніше вже буде використовувати візування онлайн. Воно можливе лише тоді, коли на нашому підприємстві введено систему електронного документообігу та ми користуємося саме електронними документами.
Для цього виду документообігу використовуються спеціальні сервіси, програмне забезпечення, яке дозволяє компанії полегшити та оптимізувати свої ресурси, пов’язані із документообігом.
Нагадаємо, що електронний документообіг (обіг електронних документів) – це сукупність процесів створення, опрацювання, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, що виконується із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
В Україні електронний документообіг набуває все більшої популярності як для малих, так і великих підприємств. Це значно скорочує ресурси та оптимізує роботу підприємств, установ, організацій.
За допомогою нашого сервісу https://instaco.com.ua/ Ви з легкістю зможете запровадити електронний документообіг на своєму підприємстві. Ви зможете скористуватися послугами з отримання та відправки електронних документів через наш сервіс, а також скористатися розширеним функціоналом системи в частині ведення реєстру контрагентів, згенерувати документ, заповнений даними, а також підписати його кваліфікованим електронно-цифровим підписом.
