Деятельность любого юридического лица (предприятия, учреждения, организации), государственных или коммунальных предприятий связана с созданием и обменом большого количества документов с контрагентами.
Если предприятие больших размеров, то на таком предприятии в день могут создаваться десятки экземпляров документов. В целях недопущения путаницы в документах, их потери или ошибочного отправления, на каждом предприятии или компании должна быть разработана четкая система документооборота. Система документооборота может быть построена на оффлайн принципе и утверждена уставом предприятия. Для более масштабных предприятий уже целесообразно использовать специализированные сервисы, программное обеспечение документооборота.
Документооборот в учреждении - движение служебных документов с момента их создания или получения до завершения выполнения или отправки (п. 12, ст. 2, Раздел 1 Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях).
Система документооборота предполагает, что существует определенная инструкция, регламентирующая весь жизненный путь документа с момента его создания до момента его выполнения.
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, положительно влияет на управленческий процесс в целом.
На этом пути новый документ должен пройти такую процедуру как визирование (согласование).
Визировка, конечно, применяется не ко всем документам юридического лица, а только к таким, когда необходимо оценить целесообразность его издания, обоснованность и установить соответствие законодательству.
Этот процесс несколько похож на законотворческий процесс в Украине, когда после создания законопроекта его направляют на проверку и согласование в профильные комитеты Верховной Рады Украины.
Исходя из организационно-правовой формы, цели деятельности либо масштаба юридического лица, целесообразно использовать тот либо другой способ визирования документа. Именно поэтому существуют определенные отличия в порядке визирования (согласования) документов.
Обычно классифицируют онлайн и офлайн визирование – по способу, последовательное, параллельное или комбинированное – по порядку.
По наиболее распространенной классификации выделяют внутреннюю и внешнюю визировку.
Данные разновидности визирования также предусмотрены в п. 56 Разделе II «Типовой Инструкции
по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти» (далее – Инструкции), согласно которой согласование документа в случае необходимости может осуществляться как в учреждении (внутреннее), так и за его пределами другими заинтересованными учреждениями (внешнее).
Офлайн визирование обычно используется на предприятиях, учреждениях небольших размеров, когда мы имеем дело с небольшим количеством документов. Документ в бумажном виде физически перемещается от одного согласителя к другому, после чего происходит его визирование.
Для более масштабных предприятий целесообразнее уже будет использовать визирование онлайн. Оно возможно только тогда, когда на нашем предприятии введена система электронного документооборота и мы пользуемся электронными документами.
Для этого вида документооборота используются специальные сервисы, программное обеспечение, позволяющее компании облегчить и оптимизировать свои ресурсы, связанные с документооборотом.
Напомним, что электронный документооборот (оборот электронных документов) – это совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которая выполняется с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов.
В Украине электронный документооборот приобретает все большую популярность как для малых, так и крупных предприятий. Это значительно сокращает ресурсы и оптимизирует работу предприятий, учреждений, организаций.
С помощью нашего сервиса https://instaco.com.ua/ Вы легко сможете ввести электронный документооборот на своем предприятии. Вы сможете воспользоваться услугами получения и отправки электронных документов через наш сервис, а также воспользоваться расширенным функционалом системы в части ведения реестра контрагентов, сгенерировать документ, заполненный данными, а также подписать его квалифицированной электронно-цифровой подписью.
