На сьогодні електронний документообіг є невід’ємною частиною у всіх сферах життєдіяльності суспільства, а його впровадження на підприємствах і установах має загальнодержавне значення. Україна має чіткий курс на діджиталізацію та переведення більшості сервісів і послуг в онлайн середовище.
Мабуть, кожний громадянин так чи інакше стикався зі створенням, підписання, відправкою документів у електронному вигляді.
Більша частина державного сектору вже переведена на електронний документообіг та обов’язковість його впровадження закріплена на законодавчому рівні.
Що стосується приватного бізнесу, то його також держава поступово привчала та переводила на систему електронного документообігу.
Спочатку існувало поняття «електронний цифровий підпис», зараз же технологія була оновлена, та на зміну прийшов «кваліфікований електронний підпис, а АЦСК перетворилися у кваліфікованих постачальників довірчих послуг.
На сьогодні більшість масштабних підприємств, установ, організацій, незалежно від форм їх власності, не уявляють свою діяльність без електронного документообігу.
Усі процеси щодо електронної взаємодії суб’єктів відносяться до електронних довірчих послуг та регулюються ЗУ від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги».
Якщо ми маємо налагоджену систему електронного документообігу на підприємстві, то ми можемо без проблем створювати електронні документи, підписувати їх та надсилати своїм зовнішнім контрагентам для підписання з їхньої сторони.
Обов’язковою складовою електронного документообігу є підписання електронних документів кваліфікованим електронним підписом (надалі – КЕП).
Кваліфікований електронний підпис — удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа (ч. 23, ст. 1 ЗУ «Про електронні довірчі послуги»).
В цьому випадку підприємство чи наші контрагенти виступають в ролі користувачів електронних довірчих послуг, тобто — підписувачі, створювачі електронних печаток, відправники та отримувачі електронних даних, інші фізичні та юридичні особи, які отримують електронні довірчі послуги у надавачів таких послуг (ч. 27, ст. 1 ЗУ «Про електронні довірчі послуги»).
Поняття КЕП нерозривно пов’язане із поняттям кваліфікованого сертифіката відкритого ключа.
Кваліфікований сертифікат відкритого ключа — сертифікат відкритого ключа, який видає кваліфікований надавач електронних довірчих послуг, засвідчувальний центр або центральний засвідчувальний орган і який відповідає вимогам ЗУ «Про електронні довірчі послуги».
Цей самий сертифікат містить у собі певну інформацію, яка встановлює та підтверджує приналежність КЕП саме тій особі, що його використовує. Також сертифікат містить відомості щодо надавача електронної послуги та відповідність його вимогам згідно із законодавством України.
Де отримати електронний підпис ?
Щоб мати можливість підписувати електронні документи, подавати електронну звітність або електронні декларації, особа має отримати кваліфікований електронний підпис.
Його видачею, згідно з Законом України «Про електронні довірчі послуги», займаються кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг, перелік яких міститься в Довірчому списку.
Акредитовані центри сертифікації ключів (АЦСК), утворені відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис», які мали намір надавати кваліфіковані електронні довірчі послуги, автоматично були внесені центральним засвідчувальним органом до Довірчого списку як кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг. Іншими словами, кваліфікований електронний підпис можна отримати і в АЦСК.
Список надавачів електронних довірчих послуг можливо подивитися на сайті Центрального засвідчувального органу (надалі – ЦЗО) за посиланням.
Отож, розберімося які існують способи підписання електронних документів кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
Найпростіший спосіб підписати документ КЕП — за допомогою ресурсу Центрального засвідчувального органу, який ми вже згадували вище.
Цей вебресурс розроблений Міністерством цифрової трансформації України (Мінцифри) - головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері електронних довірчих послуг і виконує функції центрального засвідчувального органу.
Для цього користувач має зайти в розділ «Довірчі послуги» та натиснути на напис «Підписати документ», після чого він потрапить у розділ де може обрати за допомогою чого він бажає підписати документ.
Користувач може скористатися функцією «Дія. Підпис» або за допомогою вже існуючого електронного підпису.
За допомогою нашого сервісу https://instaco.com.ua/ Ви з легкістю зможете запровадити електронний документообіг на своєму підприємстві. Ви зможете скористуватися послугами з отримання та відправки електронних документів через наш сервіс, а також скористатися розширеним функціоналом системи в частині ведення реєстру контрагентів, згенерувати документ із заповнений даними.
