У підприємств приватного сектора часто постає питання, скільки треба зберігати первинні документи (договори, акти, рахунки, накладні тощо). Розберемо це питання з різних кутів. І по-перше, треба зрозуміти, що усі названі документи – це первинні документи.
Питання зберігання первинних документів регулюється, зокрема, Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене Наказом Міністерства
фінансів України вiд 24.05.1995 № 88, у п. п. 6.1, 6.2 якого зазначається, що первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерська та інша звітність підлягають обов'язковій передачі до архіву. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерська та інша звітність до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерській службі у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.
Строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства (п. 6. 6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Наказом Міністерства фінансів України вiд 24.05.1995 № 88).
Нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання (далі – архівне зберігання) або для знищення, є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України вiд 12.04.2012 № 578/5 та зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 р. за № 571/20884. Цей перелік може використовуватися також фізичними особами – підприємцями.
Отже, строк зберігання встановлений у Переліку. Наприклад, господарські договори мають зберігатись 3 роки після закінчення строку дії договори/угоди, а також за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, у разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах зберігаються до ухвалення остаточного рішення.
Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях (п. п. 1.7, 1.8 Переліку).
Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерської та іншої звітності, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи або особа, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства (п. 6.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Наказом Міністерства фінансів України вiд 24.05.1995 № 88).
Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2011 році, починається з 1 січня 2012 року (п. 2.10 Переліку).
Водночас, відповідно до статті 44.3 Податкового кодексу України, платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених пунктом 44.1 цієї статті, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до статей 39 та 39-2 цього Кодексу) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності, та документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії). Також необхідно зважати на позовну давність, Так, загальна позовна давність встановлюється тривалістю у три роки (ст. 257 ЦК УКраїни).
Отже, рекомендовано зберігати договори, акти та інші документи не менше 1095 днів з моменту завершення строку їх дії, або подання звітності, або закінчення строку позовної давності, пов'язаної з цим документів, в залежності від того, який строк настає пізніше.
