У предприятий частного сектора часто возникает вопрос, сколько нужно хранить первичные документы (договоры, акты, счета, накладные и т.п.). Разберем этот вопрос из разных углов. И, во-первых, нужно понять, что все названные документы – это первичные документы.
Вопрос хранения первичных документов регулируется, в частности, Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном Приказом Министерства
финансов Украины от 24.05.1995 № 88, в п. п. 6.1, 6.2 которого отмечается, что первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерская и другая отчетность подлежат обязательной передаче в архив. Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерская и другая отчетность к передаче их в архив предприятия учреждения должны храниться в бухгалтерской службе в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и иной отчетности в архиве предприятия, учреждения определяется согласно нормативно-правовому акту по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденным центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства (п 6. 6 Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 № 88).
Нормативно-правовым актом, предназначенным для использования всеми организациями при определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное и длительное (более 10 лет) хранение (далее – архивное хранение) или для уничтожения, является Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 № 578/5 и зарегистрирован в Министерстве юстиции Украины 17 апреля 2012 г. 8 Этот список может употребляться также физическими лицами – бизнесменами.
Следовательно, срок хранения установлен в Перечне. Например, хозяйственные договоры должны сохраняться 3 года после окончания срока действия договора/соглашения, а также при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, в случае возникновения споров (споров), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам сохраняются до принятие окончательного решения.
Сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях (п. 1.7, 1.8 Перечня).
Хранение первичных документов и учетных регистров, прошедших обработку и являвшихся основанием для составления отчетности, а также бухгалтерской и другой отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения или лицо, обеспечивающее ведение бухгалтерского учета предприятия (п. 6.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 № 88).
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 года (п. 2.10 Перечня).
В то же время, согласно статье 44.3 Налогового кодекса Украины, налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных пунктом 44.1 настоящей статьи, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение определенных законодательством сроков , но не менее 1095 дней (2555 дней – для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со статьями 39 и 39-2 настоящего Кодекса) со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в в случае ее неподачи – из предусмотренного настоящим Кодексом предельного срока представления такой отчетности, и документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, – не менее 1095 дней со дня совершения соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов – не менее 1095 дней со дня зав шение срока их действия). Также необходимо учитывать исковую давность, Так, общая исковая давность устанавливается продолжительностью в три года (ст. 257 ГК Украины).
Следовательно, рекомендуется хранить договоры, акты и другие документы не менее 1095 дней с момента завершения срока их действия или представления отчетности или окончания срока исковой давности, связанной с этим документов, в зависимости от того, какой срок наступает позже.
