Чому апостиль - це не лише бюрократична формальність, а й необхідність для мобільності українців за кордоном?
Протягом останніх років мільйони громадян України проживають в державах - членах Європейського Союзу та інших країнах світу. Офіційні статистичні дані засвідчують: понад 3 мільйони українських громадян залишили територію України, а прогностичні дані на 2025 - 2026 роки передбачають додаткову еміграцію близько 400 тисяч осіб.
Зазначена масштабна міграційна тенденція формує нові правові реалії. Мільйони українських громадян наразі потребують використання своїх офіційних документів на території іноземних держав. Переважна більшість з них стикається з необхідністю вирішення питань, пов'язаних з майновими правами, актовими записами цивільного стану, зокрема записами про народження, смерть, укладення шлюбу, а також з потребою підтвердження зазначених юридичних фактів на території іноземних держав. У цьому правовому контексті питання визнання та легалізації українських документів набуває статусу не лише адміністративної процедури, а ключового чинника забезпечення правової інтеграції українських громадян у правопорядки приймаючих держав.
Що таке апостиль і навіщо він потрібен
Апостилювання за своєю правовою природою - це один із режимів визнання юридичної чинності українських документів, які мають використовуватися за кордоном. По суті, це міжнародне підтвердження справжності ваших документів.
Технічно апостиль оформлюється у вигляді спеціальної таблички розміром не менше 10 х 10 см. При електронному оформленні через державний Реєстр апостилів під апостилем додатково розміщується довідкова інформація щодо верифікації документа.
Зазначена спеціальна відмітка може проставлятися на вільному місці оригінального документа, на його зворотному боці або на окремому аркуші, який міцно прикріплюється до документа. Виключне право проставляти апостиль належить уповноваженій посадовій особі відповідного компетентного державного органу України.
На підставі Закону України від 10 січня 2002 року «Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» апостиль запроваджено як альтернативну та універсальну процедуру підтвердження юридичної чинності офіційних документів.
На відміну від консульської легалізації, яка передбачає триетапну процедуру проставлення штампів легалізації у профільних міністерствах і консульських установах, процедура апостилювання потребує значно менше часу для реалізації, а документи з апостилем набувають юридичної сили для використання у всіх державах - учасницях Гаазької конвенції, а не лише в одній конкретній державі.
Постановою Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 повноваження щодо проставлення апостиля надано не лише Міністерству юстиції та Міністерству закордонних справ України в класичному розумінні, а також Міністерству внутрішніх справ, Міністерству освіти і науки, Державній міграційній службі та Державній податковій службі України залежно від предметної компетенції та специфіки відповідних категорій документів.
Апостиль: що можна, а що ні
Відповідно до Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, процедурі апостилювання підлягають такі категорії документів:
- Офіційні документи суду, органів юстиції, державних архівних установ і документи, оформлені державними та приватними нотаріусами, - це так звані загальні випадки, становлять найпоширенішу категорію документів, що підлягають апостилюванню та підвідомчі Міністерству юстиції України.
- Офіційні документи, видані закладами освіти, підприємствами, установами та організаціями, які надають послуги у сфері освіти і науки, підлягають апостилюванню в Міністерстві освіти і науки України. Прикладами таких документів є академічні довідки, дипломи про освіту, сертифікати та інші освітні документи.
- Офіційні документи Міністерства внутрішніх справ та його територіальних органів з надання сервісних послуг апостилюються безпосередньо в МВС України. До цієї категорії належать довідки про несудимість, довідки про дійсність водійського посвідчення та аналогічні документи.
- Офіційні документи Державної міграційної служби України, її територіальних органів та підрозділів, що стосуються сфери міграції, імміграції та еміграції, протидії нелегальній міграції, питань громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів, підлягають апостилюванню в Державній міграційній службі.
- Офіційні документи Державної податкової служби України та її територіальних органів апостилюються відповідно в ДПС України.
- Правилами також передбачено апостилювання інших офіційних документів, які належать до компетенції Міністерства закордонних справ України.
Законодавством встановлено чіткі обмеження щодо категорій документів, на які апостиль не проставляється. Зокрема, апостиль не ставиться на документи, видані закордонними дипломатичними установами України для використання в країні їх акредитації, а також на документи, пов'язані з комерційними або митними операціями.
Апостиль не проставляється на паспортах, військових квитках, трудових книжках, технічних паспортах, дозволах, посвідченнях та інших подібних документах, а також на оригіналах і копіях нормативно-правових актів або службовому листуванні. У зазначених випадках апостилювання можливе виключно на нотаріально засвідчених копіях таких документів.
Для апостилювання не приймаються оригінали документів, виданих установами колишніх радянських республік, за винятком освітніх документів УРСР, на території України. Документи у сфері освіти та науки підлягають апостилюванню на копіях виключно після проставлення апостиля на їхніх оригіналах. Щодо актів цивільного стану, апостиль на копіях або перекладах проставляється лише за умови попередньої легалізації оригіналу документа через апостилювання або консульську легалізацію.
Практичні питання апостилювання
Суб'єктами звернення за проставленням апостиля можуть бути будь-які громадяни України, що володіють оригіналом документа або його нотаріально засвідченою копією, які підлягають апостилюванню, а також юридичні особи незалежно від форми власності та організаційно-правової форми. Слід зазначити, що відповідно до внутрішніх нормативних актів профільних міністерств вартість послуг з апостилювання, їх терміни можуть суттєво варіюватися залежно від компетентного органу та категорії заявника.
Згідно з наказом Міністерства юстиції України від 18 грудня 2003 року № 161/5 у чинній редакції встановлено таку вартість послуги апостилювання: для фізичних осіб - 0,2 прожиткового мінімуму для працездатних осіб, що становить 610 гривень; для юридичних осіб - 0,35 прожиткового мінімуму для працездатних осіб, що становить 1060 гривень.
Законодавством передбачено пільги щодо оплати послуг апостилювання. Від внесення плати звільняються особи з інвалідністю першої та другої груп, особи з інвалідністю внаслідок Другої світової війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставлення апостиля на документах, що стосуються безпосередньо зазначених категорій громадян.
Водночас апостилювання документів, що належать до компетенції Міністерства освіти і науки України, здійснюється за дещо вищими тарифами, які можуть змінюватися залежно від термінів обробки заяви та складності процедури верифікації освітніх документів. Безпосереднє надання послуг з апостилювання освітніх документів здійснює Державне підприємство "Інформаційно-іміджевий центр".
Особливістю апостилювання освітніх документів є можливість дистанційного оформлення послуги поряд із традиційною особистою подачею документів. Заявники можуть скористатися електронною формою подання заяви через офіційний веб-сайт після реєстрації у персональному кабінеті. Після узгодження всіх питань з уповноваженим працівником та сплати послуги за наданими реквізитами документи можуть бути відправлені поштовим зв'язком, що значно спрощує процедуру для громадян, які перебувають за межами України або в інших регіонах держави.
Апостилювання документів у Міністерстві внутрішніх справ України та Державній міграційній службі України здійснюється за єдиним тарифом, закріпленим наказом МВС від 27 грудня 2022 року № 860, у розмірі 3 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, що сплачується до проставлення апостиля та фактично становить 51 гривню. Така уніфікована система оплати забезпечує доступність послуг апостилювання для широкого кола громадян, які потребують легалізації документів МВС та ДМС.
Типові проблеми з апостилюванням
У практиці апостилювання нерідко виникають ситуації з відмовами щодо судових рішень, виданих під застарілими печатками. Типовим прикладом є випадки, коли заявник подає запит на отримання копії судового рішення або ухвали для подальшого апостилювання, проте в період доставки документа суд проходить процедуру реорганізації зі зміною найменування та, відповідно, печатки. Унаслідок цього отриманий документ залишається чинним на території України, але не підлягає апостилюванню через невідповідність поточних реквізитів органу. З метою уникнення додаткових витрат рекомендується попередньо з'ясовувати інформацію про можливі організаційні зміни в установі.
Поширеним є звернення щодо апостилювання свідоцтв про народження як радянського зразка, так і пострадянського періоду до 2015 року. Постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2015 року встановлено єдиний зразок бланка свідоцтва про народження. Відповідно до цієї постанови свідоцтва про народження, видані до 2015 року, не відповідають чинним вимогам до оформлення. У таких випадках необхідно звернутися до органу РАЦС для отримання дубліката документа на актуальному бланку, після чого можна подавати його на апостилювання.
Окремо слід звернути увагу на недопустимість апостилювання ламінованих документів. Попри те, що раніше ламінування було поширеною практикою збереження документів, наразі такі документи не підлягають апостилюванню через технічну неможливість проставлення штампу на ламіновану поверхню.
Висновок
Апостилювання документів є обов'язковою процедурою для українських громадян, які планують використовувати свої документи за кордоном. Система апостилювання в Україні функціонує через розподіл повноважень між профільними міністерствами та відомствами залежно від типу документів.
Процедура апостиля має суттєві переваги перед консульською легалізацією: менша тривалість оформлення, можливість використання в усіх країнах - учасницях Гаазької конвенції та відносно доступна вартість послуг. Законодавством передбачено пільги для соціально незахищених категорій громадян.
Для успішного апостилювання необхідно дотримуватися встановлених вимог до документів, враховувати обмеження щодо окремих категорій документів та уникати типових помилок, зокрема подання застарілих бланків або ламінованих документів. Правильне розуміння процедури апостилювання забезпечує ефективне вирішення питань легалізації українських документів для використання у понад 120 країнах світу.
Ольга Гончарук,
юрист Адвокатського об'єднання "Дісп'ютс"
Розширені можливості для нотаріусів - у LIGA360. Отримайте швидкий доступ до понад 500 перевірених і готових до роботи шаблонів договорів, таких як договори купівлі-продажу, дарування, застави, страхування та багато інших. Створюйте власні шаблони договорів і ефективно управляйте документами, які ви видаєте або завіряєте. Замовляйте персональну презентацію прямо зараз та використовуйте можливості LIGA360 на максимум.
