З метою мінімізації потенційних ризиків під час укладення договорів підписантам варто дотримуватися принципу належної обачності (due diligence), що, зокрема, передбачає перевірку повноважень осіб, які діють від імені сторін.
Ігнорування цього принципу може призвести до визнання договору недійсним і застосування правових наслідків недійсності правочину, зокрема необхідності повернення сторонами взаємно отриманого на виконання цього правочину або компенсації його вартості та відшкодування збитків.
У цій статті проаналізовано практичні механізми перевірки повноважень підписантів, які дають змогу запобігти таким ризикам ще на етапі укладення договорів.
Коло осіб, уповноважених на підписання договорів
Підписантом договорів від імені юридичної особи може виступати особа, яка має належні повноваження відповідно до закону, установчих документів або рішення органів управління.
Член(и) виконавчого органу
До таких осіб належить директор, у тому числі генеральний (якщо в юридичній особі створено колегіальний виконавчий орган).
Зазвичай директор має право підписувати договори без необхідності отримання довіреності - діючи на підставі статуту, якщо інше не передбачено установчим документом.
Якщо в юридичній особі створено колегіальний виконавчий орган, статут додатково може визначати:
(a) право кожного члена діяти одноособово;
(b) право окремих членів діяти самостійно;
(c) вимогу віх членів діяти виключно разом;
(d) вимогу спільного підпису кількох членів виконавчого органу.
|
Владислав Шулькін |
Особи, які діють на підставі довіреності або акта органу управління
У середніх і великих компаніях підписання договорів нерідко делегується не директору/дирекції, а представникам, які діють від імені юридичної особи на підставі повноважень, наданих виконавчим чи вищим органом управління. Таке делегування дає змогу оптимізувати внутрішні процеси й забезпечити оперативність у прийнятті рішень.
Повноваження таких осіб можуть оформлюватися у різний спосіб, зокрема:
(a) безпосередньо довіреністю - видається директором, у тому числі генеральним, членами дирекції (залежно від положень статуту), що надає представнику право діяти від імені юридичної особи у визначеному обсязі, наприклад, укладати договори з певними контрагентами чи на визначену суму; або
(b) актом органу управління юридичної особи - зазвичай видається у формі (і) наказу (розпорядження) директора, у тому числі генерального, чи членів дирекції (залежно від положень статуту) та надає працівнику право підпису в межах своїх посадових обов'язків (наприклад, керівникам юридичного або договірного відділів) або (іі) протоколом (рішенням) загальних зборів, яким особі надаються повноваження діяти від імені юридичної особи без довіреності (наприклад, рішенням про створення відокремленого підрозділу, яким директор уповноважується діяти від імені та в межах, визначених положенням про такий відокремлений підрозділ).
Механізми перевірки повноважень підписантів
Отримання реєстраційних відомостей
Одним із базових способів первинної перевірки повноважень особи, яка підписує договір від імені юридичної особи, є отримання відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (ЄДР).
Цей механізм дає змогу перевірити, наприклад, чи є особа, яка підписує договір, членом виконавчого органу юридичної особи, чи має вона право діяти одноособово. Окрім того, варто також звертати увагу на відомості про строк дії таких повноважень, їх обсяг та/або встановлені статутом обмеження.
Перевірка документів
Окрім уповноваженої особи - підписанта, необхідно проаналізувати документи, які підтверджують право підпису від імені юридичної особи.
Наприклад, у полі "Відомості про керівника юридичної особи, про інших осіб, які можуть вчиняти дії від імені юридичної особи" може міститися застереження на кшталт: "з урахуванням обмежень, передбачених статутом". Тому для з'ясування, чи має ця особа право підписувати договір, необхідно проаналізувати положення статуту.
LIGA360 підтримує ваші зусилля з корпоративної відповідності, надаючи доступ до вичерпної інформації про фізичних осіб. Отримайте повний контроль над:
· наявністю санкційних списків;
· перевіркою юридичної чистоти осіб;
· оцінкою ризиків зв'язків з особами в розшуку;
· доступом до міжнародних і національних реєстрів.
Спробуйте LIGA360 в роботі вже сьогодні та переконайтеся в її перевагах на власному досвіді.
Також трапляються ситуації, коли з аналізу установчих документів випливає, що правочин є значним. Значними правочинами, відповідно до українського законодавства, вважаються ті, вартість яких перевищує 50% вартості чистих активів юридичної особи згідно з її останньою затвердженою фінансовою звітністю. Інші критерії "значності" правочинів можуть визначатися статутом.
У таких випадках укладення договору потребує попереднього погодження загальними зборами учасників. Тому для підтвердження погодження слід додатково отримати відповідний протокол або рішення, в якому зафіксовано надання згоди на укладення договору і, за потреби, визначення особи, уповноваженої на його підписання.
Нижче наводиться перелік документів, які підписанти можуть запитати у разі недостатності відомостей:
Статут
Що перевіряти: (і) найменування та вид виконавчого органу (директор/дирекція); (іі) чи передбачено одноосібне/спільне підписання залежно від складу виконавчого органу та (ііі) чи передбачено необхідність погодження вищим органом управління певних правочинів.
(a) Протокол (рішення) загальних зборів
Що перевіряти: (і) посаду особи, якій надано право підпису; (іі) обсяг повноважень; (ііі) строк дії повноважень (якщо зазначено) та, якщо застосовується відповідно до вимог статуту (iv) погодження на укладення певних правочинів.
(b) Довіреність від імені юридичної особи
Що перевіряти: (і) назву і реквізити юридичної особи, яка видала довіреність; (іі) дату вчинення (відсутність призводить до її нікчемності) (ііі) ПІБ довіреної особи; (іv) перелік повноважень; (v) строк дії довіреності та можливість передоручення; (vi) підпис та, якщо використовується, печатку виконавчого органу.
(c) Наказ (розпорядження) члена виконавчого органу
Що перевіряти: (i) наявність підпису директора / генерального директора чи членів колегіального виконавчого органу (залежно від його виду та вимог до підписання, передбачених статутом); (ii) перелік наданих повноважень; (iii) вказівку посади та П. І. Б. особи, якій надані права; (iv) визначення дати набрання чинності наказом.
Зверніть увагу, що для належної перевірки варто також запитати копії вищезазначених документів, паспортів підписантів або ж отримати їх оригінали у випадку фізичного підписання. За наявності сумнівів варто надіслати запит до компанії для підтвердження повноважень.
Таким чином, для уникнення негативних юридичних наслідків сторонам слід здійснювати перевірку повноважень підписантів як через відповідні державні реєстри та вже готові комплексні рішення щодо всебічної перевірки фізичних та юридичних осіб, так і шляхом аналізу відповідних внутрішніх документів юридичної особи. Дотримання принципу належної обачності при укладенні договорів не лише забезпечить юридичну захищеність, а й підвищить рівень довіри між контрагентами.
Владислав Шулькін,
юрист EVERLEGAL
Перевірте ризики сторін при підписанні угоди! Нова LIGA360 містить найповніше досьє компаній та допоможе перевірити: 29 ризик-факторів, санкційність, наявність боргів, фінансовий стан, репутацію в медіа тощо. Замовте презентацію комплексного рішення LIGA360 для контролю інформаційних ризиків і ухвалення рішень, та відкрийте більше можливостей.
