Приватним музеям і музеям підприємств, установ, організацій рекомендовано вести в електронній формі облік музейних предметів недержавної частини Музейного фонду України, предметів музейного значення, предметів і матеріалів науково-допоміжного фонду.
Державні і комунальні музеї зобов'язані організувати облік музейних предметів державної частини Музейного фонду України і предметів музейного значення, а також наслідувати загальні правила використання електронних облікових даних про музейні предмети і музейні колекції.
Електронний облік здійснюється для автоматизації облікових процедур, забезпечення збереження і ефективного використання інформації про музейні предмети.
Рішення про ведення електронного обліку в музеї приймає його керівник. По його рішенню створюється і ведеться інформаційна система музею. Разом з електронним обліком музейщики продовжуватимуть вести фондово-облікову документацію на паперових носіях інформації. При виявленні розбіжностей між даними інформаційної системи музею і паперової документації пріоритет мають паперові дані, тому зміни вносять в електронну форму документів.
Порядок обліку музейних предметів в електронній формі затверджений наказом Міністерства культури від 9 вересня 2016 роки № 784.
