ГФС в листі № 859/З/99-99-19-02-02-15 роз'яснила нюанси зберігання і відновлення документів по виплаті зарплати.
Відповідальність за організацію бухобліку і фіксації фактів здійснення усіх господарських операцій в первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності впродовж встановленого терміну, але не менше 3 роківнесе власник (власники) або уповноважений орган (посадовець), що здійснює керівництво підприємством (п. 3 ст. 8 Закону про бухоблік).
Порядок створення, прийняття і віддзеркалення у бухобліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів встановлений Положенням про документальне забезпечення записів у бухобліку (далі - Положення).
Відповідно до п. 6.10 Положень у разі пропажі або знищення первинних документівоблікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи і наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення.
Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.
Результати роботи комісії оформляються актомякий затверджується керівником підприємства, установи. Копія акту спрямовується органу, у сфері управління якого знаходиться підприємство, установа, а також державній податковій інспекції - підприємствами і місцевому фінансовому органу - установами, в 10-денний термін.
Відповідно до п. 44.5 ст. 44 НКу разі втрати, ушкодження або дострокового знищення первинних документів, платник податків зобов'язаний в 5-денний термін з дня такої події повідомити контролюючий орган по місцю обліку в порядку, встановленому для представлення податкової звітності.
Способи представлення звітності регламентує п. 49.3 ст. 49 НК, а саме:
а) особисто платником податків або уповноваженою на це особою;
б) поштою з повідомленням про вручення і з описом вкладення;
в) засобами електронного зв'язку в електронній формі з дотриманням умови відносно реєстрації електронного підпису підзвітних осіб.
Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи 90 календарних днів з дня, що настає за днем вступу повідомлення в контролюючий орган.
