Приказом Министерства юстиции Украины от 01.11.2012 № 1600/5 был утвержден Порядок работы с электронными документами через систему электронного взаимодействия органов исполнительной власти с использованием электронной цифровой подписи.
Порядок устанавливает общие правила работы для Секретариата Кабмина, министерств, других центральных органов исполнительной власти, Совета министров АР Крым, местных органов исполнительной власти.
Субъекты по решению руководителя используют для передачи и получения информации Интернет и / или Национальную систему конфиденциальной связи. Электронный документооборот между субъектами осуществляется на единых принципах организации документооборота, предусмотренных для документов на бумажных носителях. Доступ пользователей к Системе обеспечивается путем их авторизации, которая осуществляется с использованием надежных средств электронной цифровой подписи.
Электронный документ, поступивший на адрес субъекта, отклоняется, если он:
- поступил не по адресу;
- заражен вирусом;
- не прошел проверку на целостность;
- любая из наложенных на электронный документ электронных цифровых подписей не прошла проверку на подлинность;
- электронное сообщение, в которое вложено электронный документ и метаданные, не соответствует Требованиям к форматам данных электронного документооборота в органах госвласти. Формат электронного сообщения, утвержден приказом Минобразования от 20 октября 2011 г. № 1207.
Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения создаются одновременно в бумажной и электронной формах.
