Наказом Міністерства юстиції України від 01.11.2012 № 1600/5 був затверджений Порядок роботи з електронними документами через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади з використанням електронного цифрового підпису.
Порядок встановлює загальні правила роботи для Секретаріату Кабміну, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів АР Крим, місцевих органів виконавчої влади.
Суб'єкти за рішенням керівника використовують для передачі і отримання інформації Інтернет і / або Національну систему конфіденційного зв'язку. Електронний документообіг між суб'єктами здійснюється на єдиних принципах організації документообігу, передбачених для документів на паперових носіях. Доступ користувачів до Системи забезпечується шляхом їх авторизації, яка здійснюється з використанням надійних засобів електронного цифрового підпису.
Електронний документ, що поступив на адресу суб'єкта, відхиляєтьсяякщо він:
- поступив не за адресою;
- заражений вірусом;
- не пройшов перевірку на цілісність;
- будь-який з накладених на електронний документ електронних цифрових підписів не пройшов перевірку на достовірність;
- електронне повідомлення, в яке вкладено електронний документ і метадані, не відповідає Вимогам до форматів даних електронного документообігу в органах держвлади. Формат електронного повідомлення, затверджений наказом Міносвіти від 20 жовтня 2011 р. № 1207.
Документи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання створюються одночасно у паперовій і електронній формах.
