ДСТУ 4163:2020 "Требования к оформлению документов": Минюст назвал 10 новелл

Специалисты Юго-Восточного межрегионального управления Министерства юстиции (г. Днепр) определили 10 новелл ДСТУ 4163:2020 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1. Сферой применения ДСТУ 4163:2020, в отличие от ДСТУ 4163:2003, являются организационно-распорядительные документы независимо от носителя информации, то есть стандарт определяет состав и содержание постоянной информации реквизитов для организационно-распорядительных документов независимо от носителя информации (бумажный, электронный). ДСТУ 4163:2003 не распространялся на процессы создания и обращения электронных организационно-распорядительных документов.

2. В ДСТУ 4163:2020 изменился состав реквизитов документов, а именно: сейчас ДСТУ 4163:2020 не предусматривает использование такого реквизита, как "зображення нагород", изменилась нумерация реквизитов, новым в перечне является реквизит 28 "відмітка про ознайомлення з документом". Несмотря на указанные изменения в составе реквизитов, общее количество реквизитов остались неизменным - 32.

3. Новой является детализация состава справочных данных о юридическом лице, а именно детализация состава реквизитов почтового адреса - установлена четкая последовательность реквизитов: название улицы, номер дома, номер корпуса или офиса (при необходимости), название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.

ДСТУ 4163:2020 предусмотрел допустимость указания в справочных данных двух адресов: юридического (указанного в ЕГРПОУ) и фактического (для переписки), если местонахождение юридического лица отличается от адреса фактического осуществления деятельности или размещения офиса.

4. Важным является закрепление в ДСТУ 4163:2020 требования о соответствии места составления документа наименованию населенного пункта согласно Классификатору объектов административно-территориального устройства Украины. Например: г. Днепр; пгт Гостомель Киевской области; поселок Степное; Фастовского района Киевской области; с. Березовка Макаровского района Киевской области.

Однако в случае указания в этом реквизите столицы "Київ" сокращение "м." не применяют.

5. Также в ДСТУ 4163:2020 четко указано, что датированию подлежат все служебные отметки, проставленные на документе, а именно: виза, резолюция, отметка об удостоверении копии документа, отметка о поступлении документа юридическому лицу, отметка о выполнении документа и отметка об ознакомлении с документом.

6. При применении в текстах нормативно-правовых актов и ссылках на них и в документах, содержащих сведения финансового характера, словесно-цифрового способа указания дат ДСТУ 4163:2020 предусмотрел проставление нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру.

7. Детализированными являются положения в ДСТУ 4163:2020 относительно регистрационного индекса документа, а именно стандарт предусмотрел состав регистрационного индекса, способ отделения составных частей регистрационного индекса одна от другой, привел наглядные примеры.

8. Существенными стали и изменения в составе реквизита "підпис". ДСТУ 4163:2020 установил, что подпись должна содержать наименование должности лица, подписывающего документ, личную подпись (кроме электронных документов), собственное имя и фамилию. Кроме того, фамилия (в составе любого реквизита) печатается большими буквами. Инициалы лица, использование которых предусматривалось в ДСТУ 4163:2003, теперь не используются.

9. Важными являются положения ДСТУ 4163:2020, которые связаны с обеспечением функционирования украинского языка как государственного. Стандарт 2020 года устанавливает, что документы составляют на государственном языке, кроме случаев, предусмотренных законодательством о языках в Украине. Документы же, адресованные государственным органам, составляют только на украинском языке.

10. Кроме указанного, весомыми изменениями ДСТУ 4163:2020 стали требования к изготовлению документов, а именно требования по использованию шрифтов размерами 8-12, 12-14 и 14-16, использование межстрочных интервалов и придерживаться соответствующих отступов от границы левого поля документа.

Новыми являются и требования относительно способа печати документов: тексты документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения печатают на одной стороне листа. Документы временного срока (до 10 лет включительно) хранения можно печатать на лицевой и обратной стороне листа.

Таким образом, по результатам анализа положений, которые нашли свое отображение в ДСТУ 4163:2020, усматривается очередная попытка унифицировать систему организационно-распорядительной документации и требования к оформлению документов. Однако для соответствующих субъектов при работе с документами обязательно также соблюдение требований и Закона "Об электронных документах и электронном документообороте", и Типовой инструкции по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена и Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Кабинета Министров от 17 января 2018 г. № 55, а также требований собственных инструкций по делопроизводству.

О новеллах указанного стандарта читайте также в материале аналитического издания БУХГАЛТЕР&ЗАКОН "Новый стандарт ДСТУ 4163:2020: что изменилось в оформлении документов". Получить доступ к демо-номеру издания можно по ссылке.