Ця сторінка також доступна для перегляду українською мовою

Перейти до української версії сайту

Bad communication: как бизнесы теряют деньги на договорной работе и что с этим делать

25 июня 2021, 13:29
1425
0
Автор:
Реклама

Работа с контрактами является привычной активностью для бизнесов и юридических департаментов. Но мало компаний могут наладить эффективный процесс и получать максимум от сделок. Согласно исследованиям, утраты составляют около 9% годового дохода, и от 5 до 40% на отдельных соглашениях.

Причина - в “ручном” управлении договорами. Когда в процессе задействованы много участников, возникают несостыковки, дополнительные раунды переговоров и длинные цепочки писем. А если система рассредоточена в разных электронных таблицах, почтах и хранилищах, она кажется неконтролируемой.

Проблему помогают решить CLM-системы (Contract Lifecycle Management). Это софт, который упрощает каждый этап работы над договорами - от формирования запросов заказчиком до выполнения условий. Для украинского рынка CLM-решения выпускает компания ЛІГА:ЗАКОН. В мае функционал договорной работы CONTRACTUM включен в продуктовую линейку LIGA360.

Далее обсудим какими этапами жизненного цикла договоров можно управлять автоматически с ІТ-решениями ЛІГА:ЗАКОН, чтобы сэкономить время и средства для бизнеса.

Коммуникация и взаимодействие в команде

Проблема: Несогласованность действий внутри команд, длительная подготовка контрактов

Все, кто когда-то сталкивался с договорами, знают, сколько этапов проходит от проекта до подписания. А еще они знают, что процесс выходит далеко за рамки юридического департамента.

Бизнес-заказчик формирует запрос для юридической службы, готовится драфт, и начинается согласование документа. Юристы получают комментарии от нескольких подразделений на e-mail, им требуется совместить все замечания в единый файл и сообщить об изменениях.

В результате, сотрудники теряют время чтобы сформировать актуальный документ, сверить правки, у них нет возможности посмотреть историю изменений или вернутся к предыдущим версиям текста. Выгодные сделки откладываются, а компания могла бы зарабатывать на них гораздо раньше. Поэтому улучшение договорной работы следует начать с коммуникации.

Решение: Хранить и создавать документы в облачном хранилище

Синхронно работать с документами позволяют облачные хранилища. Благодаря им команда видит единую версию текста, с последними правками и замечаниями. Сотрудники получают доступ к файлам вне офиса и с разных устройств. А на этапе подписания документов легко проверить когда и какие правки были внесены.

При выборе облачного решения для договорной работы важно обратить внимание на защиту данных, ведь контракты связаны с персональной и конфиденциальной информацией.

Преимущества для команд в системах LIGA360+CONTRACTUM:

  • Тайм-лайн для контроля всех этапов реализации проекта. Система автоматически предложит даты для мониторинга, а еще можно добавить свои события;

  • Удобная систематизация договоров и фильтры поиска;

  • Надежная защита облака для безопасной работы вне офиса;

  • Паспорт договора для быстрого ознакомления с сутью документа.

Проверка рисков или быстрое согласование?

Проблема: Спешка в заключении договоров в ущерб проверке рисков

Основной источник разногласий в жизненном цикле контракта - это баланс между скоростью и контролем. Поскольку контракты связаны со значительными финансовыми и правовыми рисками, юристы предпочитают сверять каждую букву “под микроскопом”. Отдел продаж просит ускорить события, чтобы сделка закрылась быстрее. Департаменты идут на компромисс, и проверка рисков происходит в минимальный срок.

В результате, в уже подписанном договоре выясняются скрытые санкции, невыгодные условия, или выполнить условия не выходит из-за ненадежных подрядчиков.

Чтобы не терять деньги, бизнес должен быстро заключать контракты, но и контролировать управление рисками. К счастью, оба эти процесса можно автоматизировать.

Решение: Использовать автоматическую проверку договора и анализ рисков

Основное преимущество CLM-систем - минимизация “человеческого фактора” в договорной работе, что позволяет выявить ошибки на ранних стадиях подготовки документов.

Но управление рисками в договорной работе затрагивает более широкий пул задач, чем проверка текстов. Приступая к работе над контрактом, юридический департамент анализирует и сопоставляет огромные массивы информации. Это оценка правового поля, судебной практики, проверка информации о подрядчиках и сторонах. Ведь только видя полную картину можно оценить риски в будущем.

CONTACTUM обеспечивает все эти потребности, без необходимости подключать дополнительные программы категории legal tech/risk management.

Какие аналитические задачи можно доверить LIGA360 с функцией CONTRACTUM?

  • Проверить правовое поле, судебные решения и релевантные правовые кейсы;

  • Определить структуру и разделы согласно типу контракта (система распознает более 40 видов договоров);

  • Проверить риск-факторы сторон (банкротство, санкции, публичные средства, связи, судебные решения);

  • Проверить суммы, платежи и штрафные санкции;

  • Провести “гигиеническую проверку” текста (нумерация, реквизиты, даты, юридически незначимые слова).

На данный момент, CONTRACTUM - это единственный CLM-инструмент на украинском рынке. Эта система разрабатывалась специально под украинскую правовую систему и с учетом региональных аспектов договорной работы.

Система работает для украинского языка - что недоступно в зарубежных аналогах - а также планируется добавление новых языковых версий. Работа с текстом происходит в знакомой среде MS Word.

Договорной аудит и мониторинг изменений

Проблема: пропуск дедлайнов и дат продления договора

Работа с контрактами не прекращается после подписания документов. Финансовые департаменты проводят выплаты, юристы проверяют не поменялось ли законодательное поле, сотрудники проверяют не было ли изменений у контрагентов, что повлияют на выполнение условий. Помимо этого, если контракт заключается на временных условиях, бизнесу нужно готовится к новому этапу переговоров.

Для аналогового контроля за исполнением договоров требуется большой человеческий ресурс. Вместо этого, сотрудники могли бы рациональнее распоряжаться временем в поиске новых партнеров и общении с клиентами.

Решение: Настроить автоматический мониторинг дат и других факторов, что влияют на выполнения договора

В LIGA360 доступны такие виды мониторингов:

  • Ключевые даты по контрактам. Система оповестит, когда документы вступают и утрачивают силу, до какого числа следует внести оплату или выполнить услуги.

  • Изменения в деятельности сторон. Пользователю придет сообщение, если меняются реквизиты, собственники, судебные решения, или предприятие было объявлено банкротом.

  • Изменение законодательства и судебных решений.

Все изменения отображаются в едином окне пользователя. Для некоторых видов мониторинга доступны оповещения на e-mail.

Проблема: отсутствие аудита и проверки эффективности соглашений

Крупные компании принимают до 350 контрактов в неделю. При таких темпах, даже с большим юридическим департаментом, сложно оценить эффективность договоров, извлечь информацию для анализа и дать оценку процесса.

Поэтому CLM-системы, с удобным хранением и поиском информации по контрактам компании, дают преимущество для аудита договоров.

Решение: Хранить договоры в едином хранилище для быстрого доступа к информации

Когда документы собраны на единой платформе, систематизированы по папкам, легче определять ошибки в процессе. Так, ответственные сотрудники не тратят время на сбор информации, а на анализ и оценку эффективности договоров.

С функционалом CONTRACTUM можно составить полную базу контрактов для вашей компании, искать документы по папкам или ключевым словам.

Больше, чем договорная работа

Управление контрактами - это только один из аспектов автоматизации бизнеса. Компании меняются, чтобы быть эффективными и лучше реагировать на изменения. И тренд на цифровые технологии с каждым годом усиливается.

Поэтому CONTRACTUM разработан как часть комплексной ІТ-системы LIGA360. По сути, это “единое окно” для управления бизнесом, с инструментами для разных ролей в команде.

Украинские бизнесы используют LIGA360 для мониторинга законодательства и СМИ, анализа информации о контрагентах, для legal research и прогнозов рисков. Подробнее о LIGA360 узнавайте по ссылке. А тест-драйв LIGA360 с функцией CONTRACTUM можно заказать тут.

Оставьте комментарий
Войдите чтобы оставить комментарий
Войти
Подпишитесь на рассылку
Главные новости и аналитика для вас по будням

Похожие новости