Работа с контрактами является привычной активностью для бизнесов и юридических департаментов. Но мало компаний могут наладить эффективный процесс и получать максимум от сделок. Согласно исследованиям, утраты составляют около 9% годового дохода, и от 5 до 40% на отдельных соглашениях.
Причина - в “ручном” управлении договорами. Когда в процессе задействованы много участников, возникают несостыковки, дополнительные раунды переговоров и длинные цепочки писем. А если система рассредоточена в разных электронных таблицах, почтах и хранилищах, она кажется неконтролируемой.
Проблему помогают решить CLM-системы (Contract Lifecycle Management). Это софт, который упрощает каждый этап работы над договорами - от формирования запросов заказчиком до выполнения условий. Для украинского рынка CLM-решения выпускает компания LIGA ZAKON. Функционал договорной работы CONTRACTUM входит в состав решения LIGA360.
Далее обсудим какими этапами жизненного цикла договоров можно управлять автоматически с ІТ-решениями LIGA ZAKON, чтобы сэкономить время и средства для бизнеса.
Коммуникация и взаимодействие в команде
Проблема: Несогласованность действий внутри команд, длительная подготовка контрактов
Все, кто когда-то сталкивался с договорами, знают, сколько этапов проходит от проекта до подписания. А еще они знают, что процесс выходит далеко за рамки юридического департамента.
Бизнес-заказчик формирует запрос для юридической службы, готовится драфт, и начинается согласование документа. Юристы получают комментарии от нескольких подразделений на e-mail, им требуется совместить все замечания в единый файл и сообщить об изменениях.
В результате, сотрудники теряют время чтобы сформировать актуальный документ, сверить правки, у них нет возможности посмотреть историю изменений или вернутся к предыдущим версиям текста. Выгодные сделки откладываются, а компания могла бы зарабатывать на них гораздо раньше. Поэтому улучшение договорной работы следует начать с коммуникации.
Решение: Хранить и создавать документы в облачном хранилище
Синхронно работать с документами позволяют облачные хранилища. Благодаря им команда видит единую версию текста, с последними правками и замечаниями. Сотрудники получают доступ к файлам вне офиса и с разных устройств. А на этапе подписания документов легко проверить когда и какие правки были внесены.
При выборе облачного решения для договорной работы важно обратить внимание на защиту данных, ведь контракты связаны с персональной и конфиденциальной информацией.
Преимущества для команд в системах LIGA360+CONTRACTUM:
Создание единой базы шаблонов договоров - система содержит актуальные шаблоны договоров на украинском и английском языках, и позволяет создание собственных шаблонов;
Тайм-лайн для контроля всех этапов реализации проекта. Система автоматически предложит даты для мониторинга, а еще можно добавить свои события;
Удобная систематизация договоров и фильтры поиска;
Надежная защита облака для безопасной работы вне офиса;
Паспорт договора для быстрого ознакомления с сутью документа.
Проверка рисков или быстрое согласование?
Проблема: Спешка в заключении договоров в ущерб проверке рисков
Основной источник разногласий в жизненном цикле контракта - это баланс между скоростью и контролем. Поскольку контракты связаны со значительными финансовыми и правовыми рисками, юристы предпочитают сверять каждую букву “под микроскопом”. Отдел продаж просит ускорить события, чтобы сделка закрылась быстрее. Департаменты идут на компромисс, и проверка рисков происходит в минимальный срок.
В результате, в уже подписанном договоре выясняются скрытые санкции, невыгодные условия, или выполнить условия не выходит из-за ненадежных подрядчиков.
Чтобы не терять деньги, бизнес должен быстро заключать контракты, но и контролировать управление рисками. К счастью, оба эти процесса можно автоматизировать.
Решение: Использовать автоматическую проверку договора и анализ рисков
Основное преимущество CLM-систем - минимизация “человеческого фактора” в договорной работе, что позволяет выявить ошибки на ранних стадиях подготовки документов.
Но управление рисками в договорной работе затрагивает более широкий пул задач, чем проверка текстов. Приступая к работе над контрактом, юридический департамент анализирует и сопоставляет огромные массивы информации. Это оценка правового поля, судебной практики, проверка информации о подрядчиках и сторонах. Ведь только видя полную картину можно оценить риски в будущем.
CONTACTUM обеспечивает все эти потребности, без необходимости подключать дополнительные программы категории legal tech/risk management.
Какие аналитические задачи можно доверить LIGA360 с функцией CONTRACTUM?
Проверить правовое поле, судебные решения и релевантные правовые кейсы;
Определить структуру и разделы согласно типу контракта (система распознает более 40 видов договоров);
Проверить риск-факторы сторон (банкротство, санкции, публичные средства, связи, судебные решения);
Проверить суммы, платежи и штрафные санкции;
Провести “гигиеническую проверку” текста (нумерация, реквизиты, даты, юридически незначимые слова).
На данный момент, CONTRACTUM - это единственный CLM-инструмент на украинском рынке. Эта система разрабатывалась специально под украинскую правовую систему и с учетом региональных аспектов договорной работы.
Система работает для украинского языка - что недоступно в зарубежных аналогах - а также планируется добавление новых языковых версий. Работа с текстом интуитивно удобна для пользователя, ведь текстовый редактор создан по аналогии знакомой среды MS Word.
Договорной аудит и мониторинг изменений
Проблема: пропуск дедлайнов и дат продления договора
Работа с контрактами не прекращается после подписания документов. Финансовые департаменты проводят выплаты, юристы проверяют не поменялось ли законодательное поле, сотрудники проверяют не было ли изменений у контрагентов, что повлияют на выполнение условий. Помимо этого, если контракт заключается на временных условиях, бизнесу нужно готовиться к новому этапу переговоров.
Для аналогового контроля за исполнением договоров требуется большой человеческий ресурс. Вместо этого, сотрудники могли бы рациональнее распоряжаться временем в поиске новых партнеров и общении с клиентами.
Решение: Настроить автоматический мониторинг дат и других факторов, что влияют на выполнения договора
В LIGA360 доступны такие виды мониторингов:
Ключевые даты по контрактам. Система оповестит, когда документы вступают и утрачивают силу, до какого числа следует внести оплату или выполнить услуги.
Изменения в деятельности сторон. Пользователю придет сообщение, если меняются реквизиты, собственники, судебные решения, или предприятие было объявлено банкротом.
Изменение законодательства и судебных решений.
Все изменения отображаются в едином окне пользователя. Для некоторых видов мониторинга доступны оповещения на e-mail.
Проблема: отсутствие аудита и проверки эффективности соглашений
Крупные компании принимают до 350 контрактов в неделю. При таких темпах, даже с большим юридическим департаментом, сложно оценить эффективность договоров, извлечь информацию для анализа и дать оценку процесса.
Поэтому CLM-системы, с удобным хранением и поиском информации по контрактам компании, дают преимущество для аудита договоров.
Решение: Хранить договоры в едином хранилище для быстрого доступа к информации
Когда документы собраны на единой платформе, систематизированы по папкам, легче определять ошибки в процессе. Так, ответственные сотрудники не тратят время на сбор информации, а на анализ и оценку эффективности договоров.
С функционалом CONTRACTUM можно составить полную базу контрактов для вашей компании, искать документы по папкам или ключевым словам.
Больше, чем договорная работа
Управление контрактами - это только один из аспектов автоматизации бизнеса. Компании меняются, чтобы быть эффективными и лучше реагировать на изменения. И тренд на цифровые технологии с каждым годом усиливается.
Поэтому CONTRACTUM разработан как часть комплексной ІТ-системы LIGA360. По сути, это “единое окно” для управления бизнесом, с инструментами для разных ролей в команде.
Украинские бизнесы используют LIGA360 для мониторинга законодательства и СМИ, анализа информации о контрагентах, для legal research и прогнозов рисков. Подробнее о LIGA360 узнавайте по ссылке. А тест-драйв LIGA360 с функцией CONTRACTUM можно заказать тут.
