Приказом от 12 февраля 2015 года № 167/5/104 Минюст и СБУ утвердили Типовое положение о секретном архивном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения и организации.
Соответствующие организации создают секретные архивные подразделения для временного хранения секретных архивных документов Национального архивного фонда, их учета, использования сведений, содержащихся в них, для служебных, производственных, научных и других целей, а также для защиты прав и законных интересов граждан.
Архив образуется приказом руководителя организации и является отдельным структурным подразделением или входит в состав режимно-секретного органа (далее - РСО). В организациях с незначительным объемом секретных архивных документов ответственность за работу с ними возлагается на одного из работников РСО. Работу архива контролирует РСО, работу работника, ответственного за архив, - руководитель РСО.
Архив работает в соответствии с годовым планом, который утверждает руководитель организации.
Основными задачами архива являются: 1) прием от РСО и хранение секретных архивных документов; 2) контроль за оформлением секретных документов; 3) участие в составлении и согласовании сводной номенклатуры секретных дел; 4) ведение госучета секретных документов; 5) проведение предварительной экспертизы ценности секретных документов; 6) создание и совершенствование справочного аппарата относительно секретных архивных документов; 9) проведение раз в 5 лет проверки секретных архивных документов и т.д.
Руководитель архива назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации. Назначение на должность руководителя архива осуществляется по согласованию со Службой безопасности.
Кроме того, в документе предусмотрено, что материальные носители секретной информации каждого вида (машинные носители секретной информации, научно-технические, кино-, видео-, фото-, фонодокументы и т.д.) должны храниться в архиве отдельно.
