Наказом від 05.02.2013 р. № 37 Госземагентство ствердило Інструкцію по діловодству по зверненнях громадян.
Встановлено, що усе поступивши пропозиції, заяви і скарги повинні прийматися і реєструватися в день їх вступу або не пізніше наступного дня у разі вступу в неробочий час.
Реєстрація здійснюється шляхом прямого введення інформації в персональний комп'ютер на реєстраційно-контрольних картках, придатних для обробки персональними комп'ютерами, або в журналах. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою. Облік особистого прийому громадян керівництвом і працівниками структурних підрозділів Госземагентства ведеться в окремих журналах.
Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг і обліку особистого прийому громадян допускається з річним об'ємом надходження до 600 пропозицій, заяв і скарг і такою ж кількістю громадян на особистому прийомі.
Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації шляхом прямого введення в персональний комп'ютер на реєстраційно-контрольних картках, придатних для обробки персональними комп'ютерами, або в журналах.
Встановлено, що штамп з вказівкою найменування організації, дати вступу і вхідного номера проставляється на першому листі копії документу на вимогу громадянинащо подало звернення.
Підписані відповіді передаються в Управління справамиде їм надають вихідні реєстраційні індекси, датують, конвертують і направляють громадянам.
Відповідно до інструкції справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню, передаються в діловодну службу або в архів Госземагентства через 2 року після завершення діловодства по них. Поділа, що підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років включно), передаються в діловодну службу або в архів за рішенням Голови Госземагентства.
