Нацгосслужба наказом від 29.12.2012 р. № 256 затвердила форму первинного обліку державних службовців № П-2 ДС "Особиста картка" і Інструкцію по її заповненню.
Зокрема, встановлено, що рівень володіння мовами відзначається: "читаю і переводжу із словником", "читаю і можу розмовляти", "володію вільно". За наявності диплома, свідчення і тому подібне вказуються відомості про такий документ і рівень володіння мовами. Неодружені / незаміжні особи вказують батьків як членів сім'ї у разі, якщо вони спільно проживають, пов'язані загальним побутом, мають взаємні права і обов'язки.
При написанні автобіографії претендентам на заняття посади рекомендується вказувати причини перерв в трудовій діяльності, якщо вони мали місце.
Відомості про зміни в облікових даних працівника після заповнення особистої картки заносять в таблицю після надання претендентом на посаду або державним службовцем офіційних документів про такі зміни з вказівкою дати, характеру і підстав зміни таких даних.
