Мінюст наказом від 25.09.2012 р. № 1418/5 ствердив Порядок проставляння апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, і підготовки нотаріально оформлених документів для наступної консульської легалізації. Порядок визначає процедуру проставляння апостиля на документах, які видаються органами юстиції і судами, а також на документах, які оформляються нотаріусами, і підготовку Мінюстом нотаріально оформлених документів для наступної консульської легалізації.
Термін розгляду документівпредставлених для проставляння апостиля, складає:
- для документів, поданих безпосередньо фізособою, від імені або на ім'я якого вони складені, або його родичами, за умови документального підтвердження споріднених або шлюбних стосунків, - 1 робочий день;
- для документів, поданих іншими особами або представником юрособи, - 5 робочих днів.
Термін підготовки документів для наступної консульської легалізації - 3 робітників дня.
Термін розгляду документів, представлених для проставляння апостиля або підготовки нотаріально оформлених документів для наступної консульської легалізації, може бути продовжений до 20 робочих днів у зв'язку з необхідністю отримання зразка підпису, відбитку друку (штампу), додаткової інформації або роз'яснень.
Для проставляння апостиля фізособи і представники юрособ подають в Мінюст:
- документ, що засвідчує особу;
- заява;
- документи, на яких треба проставити апостиль;
- документ про внесення плати за проставляння апостиля або оригінал і копію документу, що підтверджує право на звільнення від сплати.
При подачі документів родичами фізособи також надаються документи, що підтверджують споріднені або шлюбні стосунки (свідоцтво про шлюб, народження і так далі).
При подачі нотаріально оформлених документів для наступної консульської легалізації:
- фізособи подають документ, що засвідчує особу, і заяву;
- представники юрособ подають документ, що засвідчує особу, доручення або інший документ, що підтверджує повноваження, і заяву.
У разі подачі заяви представником фізособи також подається доручення.
У проставлянні апостиля відмовляєтьсяякщо:
- документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції, що відміняє вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України;
- текст документу неможливо прочитати внаслідок ушкодження;
- документ написаний або підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку;
- в документі є необумовлені виправлення або дописки;
- Мінюст не має повноважень на проставляння апостиля на цьому документі;
- підпис особи, що підписала документ, друк (штамп) не відповідають наявним в Мінюсті зразкам підпису, відбитку друку (штампу) на документі.
У підготовці до подальшої консульської легалізації відмовляєтьсяякщо, зокрема:
- текст документів неможливо прочитати внаслідок ушкодження;
- документи написані або підписані олівцем;
- документи отримані через засоби факсимільного зв'язку;
- в документах вживається декілька мов одночасно;
- документи, викладені на двох і більше окремих листах, прошиті, а листи не понумеровани і не скріплені підписом і друком.
