Мінюст наказом від 29.10.2012 р. № 1578/5 ствердив новий Порядок ведення обліку і звітності про використання бланків свідчень об держреєстрації актів цивільного стану, а також їх зберігання. Згідно з документом, бланки свідчень є документами строгої звітності і повинні заповнюватися друкарським способом.
Укргосреестр щорічно узагальнює звіти відділів РАГС головних управлінь юстиції Мінюсту в АРК, областях, містах Києві і Севастополі, на підставі яких складає і направляє в Мінюст розрахунки і рознарядку- реєстр для виготовлення і видачі необхідної кількості відповідних бланків свідчень з метою забезпечення їх трирічного запасу.
Для прийому бланків свідчень створюється комісіяголовою якої призначається особа, відповідальна за їх зберігання. У наказі про створення комісії визначаються також особи, що заміщають голову і членів комісії у разі їх відсутності.
Доступ до бланків мають тільки осіб, відповідальних за їх зберігання, а також в їх присутності - посадовці, що мають право перевіряти їх діяльність (працівники Мінюсту, Укргосреестра, головного управління юстиції, районних, районних в містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції). Вікна приміщень, де зберігаються бланки свідчень, внутрішньо обладналися металевими гратами.
Звіт про витрачання бланків свідчень Укргосреестру повинен надавати відділ РАГС щокварталу не пізніше за 15-е число місяця, що йде за звітним кварталом, а також за підсумками року не пізніше за 25 січня року, що йде за звітним.
Зіпсовані при заповненні бланки свідчень, а також анулювані і здані у зв'язку з внесенням змін до актових записів цивільного стану свідоцтва знищуються раз на піврокупро що складається акт про знищення бланків свідчень.
