Міністерство юстиції Наказом № 2010/5 від 19.08.2011 р. ствердило Порядок представлення і звернення електронних документів державному реєстраторові.
Порядок встановлює загальні принципи подачі електронних документів для проведення державної реєстрації юридичних і фізичних осіб з використанням телекомунікаційних мереж загального користування.
Згідно з Порядком електронні документи можуть бути подані як ДЗИГ і ФЛ-підприємцем (заявниками) особисто, так і через нотаріуса. Держреєстратор направляє заявникам документи шляхом надання їм доступу до документів на веб-сайті по унікальному ідентифікатору (певній неповторній логічній послідовності символів).
Заповнення реєстраційної картки відповідно до Порядку здійснюватиметься з допомогою програми формування і подачі документіврозміщеною на веб-сайті. Усі інші документи створюватимуться (за допомогою цієї ж програми) у вигляді файлів, що містять образи відсканованих з паперових носіїв документів.
Документи, що містять більше за одну сторінку, повинні скануватися в один файл. Кожен електронний документ (окрім документу, що засвідчує повноваження особи) повинен завірятися електронним цифровим підписом заявника, сумісною з програмою формування і подачі документів. Заяви і документи, передані через нотаріуса, завіряються електронно-цифровим підписом останнього.
На кожен електронний документ формуються 2 файли - файл, документ, що містить власне, і файл, що містить електронний цифровий підпис. Ці 2 файли включаються в zip- архів (засобами програми формування і подачі документів), який подається держреєстраторові через веб-сайт.
У разі позитивного проходження zip- архівом форматно-логічного контролю заявникові (чи нотаріусові) автоматично посилається повідомлення в електронній формі, що містить унікальний ідентифікатор.
Державний реєстратор, що отримав документи заявника, зобов'язаний: підтвердити заявникові повідомленням в електронній формі факт отримання документів; переслати виписку з ЕГР в електронною і паперовою формі. Екземпляр оригіналу засновницьких документів з відміткою про реєстрацію видається або посилається рекомендованим листом після проведення держреєстрації, але не пізніше наступного робочого дня з дати отримання від заявника екземпляра засновницьких документів.
Повідомлення про залишення документів без розгляду або про відмову в реєстрації, як і виписка з ЕГР упевняються електронним цифровим підписом державного реєстратора.
Порядок набуде чинності з дня офіційної публікації наказу.
