В случае увольнения и назначения руководителей прокуратур, а также ликвидации (реорганизации) прокуратур должна быть обеспечена своевременная, качественная и полная передача дел, документов и имущества с составлением акта приема-передачи.
Акт приема-передачи готовится:
- в ГПУ - работниками подразделений организационно-контрольной деятельности, кадровой работы, а также документального обеспечения;
- в региональных прокуратурах - работниками подразделений организационного, документального обеспечения и работы с кадрами.
В акте по состоянию на день приема-передачи приводятся сведения об укомплектованности прокуратуры кадрами, наличии уголовных производств (дел), материалов, обращений и запросов, наличии и состоянии сохранности вещественных доказательств, состоянии текущего делопроизводства и хранения документов, наличии материальных ценностей прокуратуры, остатках средств и т. д.
Акты приема-передачи в региональных и местных прокуратурах составляются в двух экземплярах и направляются руководителю прокуратуры высшего уровня, а в ГПУ - в одном экземпляре и хранится в подразделении организационно-контрольной деятельности.
Также руководители прокуратур, которые передают дела, обязаны вернуть в режимно-секретные органы имеющиеся у них секретные документы и другие материальные носители секретной информации.
В случае смерти руководителя прокуратуры дела, документы и имущество принимаются вновь назначенным руководителем этой прокуратуры или лицом, исполняющим соответствующие обязанности, по акту сплошной инвентаризации, проведенной в установленном законодательством порядке.
Прием-передача дел организовывается и проводится в срок, определенный прокуратурой высшего уровня, но не позднее десяти дней со дня издания приказа о назначении (увольнении) руководителя прокуратуры.
Соответствующее Положение о порядке приема-передачи дел, документов и имущества прокуратур утверждено приказом ГПУ от 25 мая 2017 года № 155.