Кабінет Міністрів постановою від 4 листопада 2015 року № 901 затвердив Порядок використання співробітниками іноземних дипломатичних установ України особистих легкових автомобілів в службових цілях.
Компенсація за використання працівниками дипломатичних установ власних легкових автомобілів в службових цілях полягає в покритті витрат на споживане паливо, техобслуговування, знос шин, парковки і проїзд по платних дорогах згідно з маршрутом і фактичним пробігом автомобіля.
МЗС для кожної дипустанови стверджує граничні ліміти кількості і кілометражу власних легкових автомобілів працівників вказаних установ, відносно яких здійснюватиметься компенсація.
Керівник дипустанови не рідше чим 1 раз на рік відповідним наказом визначає працівників, яким за використання їх особистих легкових автомобілів в службових цілях здійснюється компенсація понесених витрат.
Для підготовки наказу працівник дипустанови подає керівникові письмова заява про використання власного легкового автомобіля в службових цілях, до якого додає :
- копію документу, що підтверджує його право власності на легковий автомобіль;
- копію свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу в органах реєстрації держави перебування (техпаспорт легкового автомобіля);
- копію страхового свідоцтва (полісу) на легковий автомобіль;
- копію міжнародного посвідчення водія відповідної категорії.
Службові відрядження на підставі наказу керівника дипустанови здійснюються з використанням власних легкових автомобілів тільки у разі неможливості здійснення працівником такої установи відрядження службовим автомобілем дипустанови і відсутності економічної доцільності проїзду повітрям (залізничним) і іншими видами транспорту.
Для отримання компенсації за використання власного легкового автомобіля в службових цілях працівник дипустанови представляє щомісячно впродовж 10 календарних днів місяця, що йде за звітним, звіт про використання власного легкового автомобіля в службових цілях.
Компенсація за використання особистих легкових автомобілів в службових цілях виплачується працівникові дипустанови щомісячно відповідно до представленого звіту і з урахуванням підтверджувальних документів за фактичними витратами (рахунки, квитанції, касові чеки і тому подібне).
Якщо в державі перебування існує практика відшкодування ПДВ, акцизного збору, мита і т. п, компенсація витрат виплачується за вирахуванням сум вказаних податків.
