Міністерство юстиції наказом від 28 вересня 2015 року № 1829/5 затвердило Порядок створення копій унікальних документів для страхового фонду і фонду користування, реставрації, ремонту або консервації унікальних документів.
Дія Порядку поширюється на архівні установи, які відповідно до законодавства ведуть облік унікальних документів Національного архівного фонду (далі - унікальні документи), юридичних і фізичних осіб, у власності яких знаходяться унікальні документи (далі - власники), і уповноважених ними осіб.
Власники унікальних документів або уповноважені ними особи зобов'язані створити копії унікальних документів для страхового фонду і фонду користування, у разі потреби забезпечити проведення невідкладної реставрації, ремонту або консервації унікальних документів.
Унікальні документи надаються власниками таких документів або уповноваженими ними особами в архівні установиде вказані унікальні документи знаходяться на обліку, для створення копій страхового фонду і фонду користування або для невідкладної реставрації, ремонту або консервації таких документів.
Створення копій страхового фонду і фонду користування унікальними документами здійснюється архівними установами за рахунок засобів держбюджету.
Проведення реставрації, ремонту або консервації унікальних документів в архівній установі здійснюється на договірних началах на підставі поданого власником документів або уповноваженим ним обличчям замовлення.
Архівні установи надають власникам документів або уповноваженим ним особам допомога в проведенні робіт по реставрації, ремонту або консервації унікальних документів в межах виділених асигнувань.
Унікальні документи, які передаються з метою створення копій страхового фонду і фонду користування, проведення реставрації, ремонту або консервації, мають бути застраховані власниками документів або уповноваженими ними особами.
Копії страхового фонду унікальних документів, які не є власністю держави і зберігаються у власника або уповноваженого ним особи, залучаються до страхового фонду документів архівної установи, яка веде їх облік.
Одночасно з копіями страхового фонду унікальних документів архівна установа робить обов'язковий комплект копій фонду користування, який залишається в архівній установі.
Архівні установи мають право на користування вказаними копіями з дозволу власника унікальних документів або уповноваженого ним особи.
