Министерство юстиции приказом от 28 сентября 2015 года № 1829/5 утвердило Порядок создания копий уникальных документов для страхового фонда и фонда пользования, реставрации, ремонта или консервации уникальных документов.
Действие Порядка распространяется на архивные учреждения, которые в соответствии с законодательством ведут учет уникальных документов Национального архивного фонда (далее - уникальные документы), юридических и физических лиц, в собственности которых находятся уникальные документы (далее - владельцы), и уполномоченных ими лиц.
Владельцы уникальных документов или уполномоченные ими лица обязаны создать копии уникальных документов для страхового фонда и фонда пользования, в случае необходимости обеспечить проведение неотложной реставрации, ремонта или консервации уникальных документов.
Уникальные документы предоставляются владельцами таких документов или уполномоченными ими лицами в архивные учреждения, где указанные уникальные документы находятся на учете, для создания копий страхового фонда и фонда пользования или для неотложной реставрации, ремонта или консервации таких документов.
Создание копий страхового фонда и фонда пользования уникальными документами осуществляется архивными учреждениями за счет средств госбюджета.
Проведение реставрации, ремонта или консервации уникальных документов в архивном учреждении осуществляется на договорных началах на основании поданного владельцем документов или уполномоченным им лицом заказа.
Архивные учреждения предоставляют владельцам документов или уполномоченным им лицам помощь в проведении работ по реставрации, ремонту или консервации уникальных документов в пределах выделенных ассигнований.
Уникальные документы, которые передаются с целью создания копий страхового фонда и фонда пользования, проведения реставрации, ремонта или консервации, должны быть застрахованы владельцами документов или уполномоченными ими лицами.
Копии страхового фонда уникальных документов, которые не являются собственностью государства и хранятся у владельца или уполномоченного им лица, приобщаются к страховому фонду документов архивного учреждения, которое ведет их учет.
Одновременно с копиями страхового фонда уникальных документов архивное учреждение производит обязательный комплект копий фонда пользования, который остается в архивном учреждении.
Архивные учреждения имеют право на пользование указанными копиями с разрешения владельца уникальных документов или уполномоченного им лица.
