Наказом від 11 листопада № 1886/5 Мінюст ствердив Порядок роботи з електронними документами в діловодстві і їх підготовки до передачі на архівне зберігання.
Документом встановлені загальні вимоги по впровадженню електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, організації роботи з електронними документами в діловодстві в держорганах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності.
Зокрема, передбачено, що установи зобов'язані створювати документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання в 2-х формах - паперовою і електронною. Створення документів з кадрових питань в електронній формі погоджується з державною архівною установою, архівним відділом міської ради. Установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій.
Також в порядку дається визначення багатьом термінам у сфері електронного документообігу, одним з основних є "інформаційна автоматизована система (ИАС) ". Це організаційно-технічна система, в якій реалізується технологія обробки інформації з використанням технічних і програмних засобів. ИАС установи повинна забезпечувати можливість організації і реалізації усіх етапів документообігу, а також оперативне зберігання документів в тій системі, в якій вони були створені.
Крім того, в нормативному акті розписані функціональні обов'язки по здійсненню електронного документообігу в установі. Відзначається, що організація роботи з електронними документами і їх технічний супровід покладаються на окремі структурні підрозділи або секретаря. Крім того, має бути підрозділ, контролюючий захищеність інформації, що обробляється в ИАС установи. Архів установи відповідає за зберігання інформації.
В порядку детально роз'яснюються усі стадії роботи з електронними документами: підготовка і оформлення, організація електронного документообігу і виконання документів, їх систематизація і зберігання в діловодстві, підготовка справ до передачі на архівне зберігання, а також знищення електронних документів.
