Укргосреестр в листі від 26 серпня 2014 року № 9355/07-15-14 роз'яснив питання проведення державної реєстрації речових прав на нерухоме майно. Так, для проведення реєстрації приймаються копії необхідних документів, завірені заявником самостійно. Держреєстраторам заборонено вимагати представлення завірених нотаріально копій документів.
При самостійному посвідченні копій документів, які безпосередньо торкаються заявника, він повинен проставити відмітку про те, що така копія відповідає оригіналу документу, свій особистий підпис, ініціали і прізвище, а також дату завірення.
При цьому, якщо копії викладені на двох і більше листах і прошиті, заявник може завірити тільки титульний аркуш такої копії. У разі, якщо на одному листі розміщені фотокопії декількох документів, рекомендується проставляння одного напису, якому упевняється відповідність оригіналам усіх копій документів.
Також роз'яснено, що для проведення державної реєстрації прав на основі судового рішення зацікавлена особа подає органу держреєстрації його завірену копіюоскільки оригінал залишається в матеріалах справи. Копія має бути завірена відміткою "Відповідно до оригіналу". Вказується назва посади, особистий підпис відповідальної особи, що засвідчує екземпляр, його ініціали, прізвище, дата завірення копії. Копія судового рішення скріплюється відповідним (не гербовою) друком суду так, щоб відбиток друку охоплював останні декілька букв назви посади відповідальної особи, що засвідчує документ.
Для проведення державної реєстрації на підставі рішення виконавчої влади чи місцевого самоврядування також необхідно подати копію відповідного рішення, підписану відповідальною особою з вказівкою його ініціалів, прізвища і дати завірення копії, засвідчену відповідним друком.
Крім того, держреєстратор, відмовляючи в реєстраціїзобов'язаний вказати відразу усі виявлені підстави з посиланням на норми чинного законодавства.
Держреєстратор має право просити необхідну інформацію від органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, які відповідно до чинного на момент реєстрації законодавства проводили таку реєстрацію. Органи, в які поступив запит, зобов'язані безкоштовно впродовж трьох робочих днів надати йому відповідну інформацію, зокрема, про зареєстровані права на нерухоме майно, у тому числі земельні ділянки.
