Мінюст наказом від 01.09.2014 № 1445/5 ствердив Порядок підготовки архівними установами документів Національного архівного фонду до експонування на виставках і в інших інформаційних заходах.
Порядок встановлює основні вимоги по організації і проведенню архівами виставок з використанням документів НАФдемонстрації документів НАФ під час проведення інформаційних заходів (зустрічей з громадськістю, екскурсій в архіви, презентацій, днів відкритих дверей, лекцій, доповідей, конференцій і тому подібне), обнародування інформації документів НАФ в засобах масової інформації.
Дія цього Порядку поширюється на центральні державні архіви, Державний архів в АРК, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних в містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, галузеві державні архіви, архівні підрозділи органів держвлади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних установ, підприємств і організацій, а також архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв і бібліотек.
Зокрема, встановлені вимоги до проведення виставок, які мають бути забезпечені організаторами : виділення приміщення і виставкового устаткування; надання можливості користування електроенергією, необхідним технічним устаткуванням; художнє оздоблення експозиції; страхування; підготовка сценарію; забезпечення роботи преси на виставці і так далі
При організації спільних виставок на комерційній/змішаній основі архіви роблять висновок договір з організаторами про участь в підготовці виставки, в якому визначаються тематика виставки, учасники, комплекс заходів і послуг з її підготовки і проведення, умови фінансування, обов'язки і відповідальність сторін. При підготовці виставок на комерційній/змішаній основі або на замовлення іншої установи складається кошторис витрат.
Відзначається, що на пересувних виставках експонуються документи виключно у вигляді художньо оформлених копій (цифрових копій) документів.
Читайте також: Архівні установи працюватимуть за правилами; Затверджений порядок користування Національним архівним фондом.
