Платник податків створює податковий документ в електронному вигляді відповідно до затвердженого формату (стандартом) за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення.
Після підготовки платником податків податкового документу в електронному вигляді на нього накладаються електронні цифрові підписи (далі - ЭЦП) посадовців платника податків в наступному порядку:
- Першою - ЭЦП головного бухгалтера (бухгалтера)
- Другий - ЭЦП керівника
- Третьою - ЭЦП, що є аналогом відбитку друку платника податків.
За відсутності у платника податків посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадовців платника податків накладаються в наступному порядку:
- Першою - ЭЦП керівника
- Другий - ЭЦП, що є аналогом відбитку друку платника податків.
Платником податків фізособою - суб'єктом підприємницької діяльності електронні цифрові підписи накладаються в наступному порядку:
- Першою - ЭЦП налогоплательщика-физического особи
- Другий - ЭЦП, що є аналогом відбитку друку платника (за наявності) податків.
Відповідна норма визначена пп.7.1 п.7 р. III Інструкції по підготовці і представленню податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв'язку, затвердженого наказом ДПА України від 10.04.08 № 233.
