Для проведення держреєстрації прав на підставі дубліката документу, який був виданий нотаріусом, зацікавленій особі необхідно звернутися із заявою в органи державної реєстрації прав по місцю знаходження нерухомого майна. Це роз'яснено в листі Державної реєстраційної служби від 22 квітня 2014 року № 9742/05-15-14.
У разі втрати або псування документу, засвідченого або виданого нотаріусом, за письмовою заявою физ- і юрособи, за дорученням яких або відносно яких здійснювалися нотаріальні дії, видається дублікат втраченого документу. Видача дубліката утраченого або зіпсованого документу здійснюється державним нотаріальним архівом. До передачі в архів екземплярів документів, засвідчених або виданих нотаріусом, дублікат втраченого документу видається нотаріусом.
Фактично видача дубліката полягає у відтворенні тексту документу, дублікат якого выдатся, що спрямовано на відновлення юридичної сили такого документу, у разі неможливості використання останнього з певних причин.
Вказана дія не тягне виникнення, переходу або припинення прав на нерухоме майно, оскільки такі права вже були придбані під час здійснення нотаріальної дії в результаті якого був засвідчений документ, дублікат якого видається.
Тобто, відповідно до законодавства у сфері державної реєстрації прав державна реєстрація прав на нерухоме майно проводиться на підставі виданого дубліката документу, а не в зв'язку його видачею. Речові права на нерухоме майно, виникнення яких засвідчене дублікатом, підлягають державній реєстрації у встановленому законодавством порядку. Зокрема, у разі видачі дубліката договору купівлі-продажу житлового будинку, квартири і так далі, права на такі об'єкти підлягають державній реєстрації в органах державної реєстрації прав, якщо вони ще не були зареєстровані.
