У листі від 18 жовтня 2013 року № 5277/Т/99-99-17-03-03-14 Миндоходов вказало, що згідно Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи і організації, які повністю або частково містяться (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів (далі - підприємство), на певний термін в інший населений пункт для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).
Документами, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, являються, зокрема:
- запрошення сторони, яка приймає і діяльність якої співпадає з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження;
- укладений договір або контракт;
- інші документи, що встановлюють або підтверджують бажання встановити цивільно-правові стосунки;
- документи, що засвідчують участь особи, що відряджається, в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, що проводяться з тематики, співпадаючої з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника.
Пунктом 1 розділу II Інструкції встановлено, що напрям працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) з вказівкою: пункту призначення, найменування підприємства, куди відряджається працівник, терміну і мети відрядження.
Згідно п. 5 розділу II Інструкції підприємство за наявності підтверджувальних документів (у оригіналі) відшкодовує у рамках граничних сум витрат на наймання житла, затверджених постановою Кабміну від 2 лютого 2011 року № 98витрати працівникам, що відряджаються, на наймання житла з розрахунку вартості одного місця в готелі (мотелі), другом житлі за кожну добу такого проживання з урахуванням включених в рахунки на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (окрім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором і інших витрат.
Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний уявити звіт про використання засобів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 5 грудня 2012 року № 1276у терміни, встановлені пп. 170.9 ст. 170 Податкового кодексупри цьому головною умовою відшкодування витрат на відрядження являється наявність оригіналів документів, що підтверджують вартість таких витрат (квитки, квитанції, чеки, розрахунки і т. п.).
Також читайте: Як видається аванс на загранкомандировку?
