Мінюст наказом від 19.11.2013 р. № 2438/5 затвердив Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам.
Так, в документі вказано, що державні архівні установи, архівні відділи міських рад:
- надають документи Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам, для користування;
- створюють для цього необхідний загальнодоступний довідковий апарат; відповідно до наявних технічних можливостей забезпечують умови для віддаленого доступу до довідкового апарату і документів НАФ;
- видають архівні довідки, копії документів і іншим шляхом задовольняють запити фізичних і юридичних осіб;
- повідомляють про документи, що містять відомості, які можуть бути використані органами державної влади і органами місцевого самоврядування, а також іншими зацікавленими сторонами;
- публікують, експонують і в іншій формі популяризували архівні документи;
- виконують інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах НАФ.
Дія Порядку поширюється на центральні державні архіви, Державний архів в АРК, держархіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних в містах Києві і Севастополі держадміністрацій, галузеві держархіви, архівні підрозділи органів держвлади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних установ, підприємств і організацій, а також архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв і бібліотек.
Крім того, передбачено, що порядок користування документами НАФ, що належать іншим власникам, встановлюється власником або уповноваженим ним особою з урахуванням рекомендацій Державної архівної служби.
Відвідування користувачами читальних залів архівів, ознайомлення з довідковим апаратом і надання фізичним або юридичним особам для користування документів НАФ, що належать державі, територіальним громадам, відповідно до встановлених в п. 3 разд. II Порядку нормативами, а також юридичним і фізичним особам, що передали вказані документи на зберігання, здійснюються безоплатно.
Платні послуги користувачам виявляються згідно з Переліком платних послуг, які можуть надаватися архівними установами, що містяться за рахунок бюджетних коштів, затвердженому постановою КМУ від 07.05.98 р. № 639.
Графік роботи читального залу, затверджений наказом керівництва архіву, повинен відповідати режиму роботи архіву (у т. ч. у суботу і вечірній годинник) і регулюватися відповідно до кількості користувачів і частоти відвідування ними читального залу.
Графік роботи читального залу має бути вивішений в доступному для відвідувачів місці, а також обнародуваний на офіційному веб-сайті архіву, в місцевих засобах масової інформації, довідково-інформаційних виданнях архіву або іншим способом.
У документі також визначені наступні законодавчі особливості:
- організація роботи користувачів в читальних залах архівів, їх права і обов'язку;
- оформлення осіб для користування документами НАФ в читальних залах (секторах користування документами) архівів;
- видача документів НАФ працівникам архіву і в тимчасове користування за межами архіву;
- організація копіювання документів на замовлення користувача.
Наказ набуває чинності з дня його офіційної публікації.
З набуттям чинності наказу № 2438/5 припиняє дію попередній наказ Державного комітету архівів від 24.11.2005 р. № 139 "Про затвердження Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам".
