Мінюст в листі № 533-0-2-13/6.1серед іншого, надав роз'яснення відносно питання "Якщо особа звільнилася з підприємства за власним бажанням, чи повинне підприємство, зважаючи на вимоги Закону "Про захист персональних даних", знищити усі дані про нього (зокрема, згідно з вимогами п. 2 ст. 15 Закону) "?.
Так, в документі Міністерство нагадує, що знищення або видалення персональних даних згідно ст. 15 Закону "Про захист персональних даних" здійснюється в порядку, встановленому відповідно до вимог закону, зокрема у разі припинення правовідносин між суб'єктом персональних даних і власником або розпорядником бази, якщо інше не передбачене законом.
У виконання ст. 6 Закону "Про Національний архівний фонд і архівні установи" Мінюст затвердив наказ від 12.04.2012 р. № 578/5 "Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів і органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств і організацій, з вказівкою термінів зберігання документів", що набув чинності з 01.01.2013 р.
Перелік включає типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для усіх) управлінських функцій, що виконуються держорганами і органами місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами і організаціями незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що створюється в результаті виробничої і науково-технічної діяльності організацій (п. 1.2 разд. I Переліку).
Так, п. 1.4 розділу I Переліку встановлено, що Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання усіма організаціями при визначенні термінів зберігання документів, їх відборі на постійне і тривале (понад 10 років) зберігання (архівне зберігання) або для знищення, а також фізособами-підприємцями.
В той же час п. 6 розділу I Переліку документів, що створюються в управлінській діяльності, визначені терміни зберігання документів по роботі з кадрами.
В той же час п. 1.8 разд. I Переліку встановлене, що терміни зберігання типових документів на електронних носіях відповідають термінам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.
Таким чином, лише після закінчення встановлених термінів зберігання документи по роботі з кадрами, що містять персональні дані, знищуються.
