Мінюст вирішив впровадити пілотний проект розгляду звернень і особистого прийому громадян в режимі видеоконференц-связи.
Про це говориться в наказі від 10 лютого 2016 року № 365/5яким також затверджений Порядок проведення особистого прийому громадян в режимі видеоконференц-связи і Перелік територіальних органів Мінюсту - учасників пілотного проекту.
Реєстрація осібохочих записатися на особистий прийом або подати звернення в режимі видеоконференц-связи, здійснюється на спеціальному веб-порталі.
Після заповнення клієнтом реєстраційної форми і завершення реєстрації засобами веб-порталу надається можливість отримання електронних сервісів по прийому громадян і розгляду їх звернень посадовцями в режимі видеоконференц-связи.
На веб-порталі розміщуються актуальні графіки особистого прийому громадян з вказівкою посадовців відповідного органу, відвідувачів, що здійснюють прийом, дати, часу прийому в режимі видеоконференц-связи, а також тривалості сеансу - для одного заявника сеанс не може перевищувати 30 хвилин.
Запис на особистий прийом і розгляд звернень в режимі видеоконференц-связи здійснюється зареєстрованими і авторизованими відвідувачами шляхом подачі заявки на сеанс видеоконференц-связи у рамках графіку особистого прийому відповідного посадовця і встановленого часу.
Заявка на сеанс видеоконференц-связи повинна містити:
- короткий виклад мети особистого прийому, опис суті звернення;
- відскановані документи відносно предмета особистого прийому або звернення (при необхідності і у разі наявності таких документів);
- бажану дату і час проведення сеансу видеоконференц-связи у рамках запропонованого графіку прийому відповідного посадовця і встановленого часу.
У випадку якщо бажана дата і час вже вибрані іншим відвідувачем, засобами веб-порталу відвідувачеві пропонується вибрати інші вільну дату і час сеансу видеоконференц-связи з відповідним посадовцем. Заявка на сеанс видеоконференц-связи є заявою про приєднання до договору з організатором видеоконференц-связи.
Після відправки заявки впродовж 1 робочого дня клієнтові поступає повідомлення про підтвердження бере заявки до попереднього розгляду. Кожна заявка має унікальний реєстраційний номер, який є незмінним.
Подачі заявок на особистий прийом в режимі видеоконференц-связи здійснюється за 7 календарних днів до дати прийому посадовця згідно з графіком.
Проведення сеансу видеоконференц-связи в Мінюсті і його територіальних органах здійснюється в спеціально відведеному, обладнаному необхідними технічними засобами місці.
Хід і результати особистого прийому і розгляду звернень громадян в режимі видеоконференц-связи фіксуються за допомогою технічних засобів.
