Война определяет для работодателей особые условия, которые в большой степени касаются хранения документов, в частности трудовых книжек. Полностью понятны опасения сотрудников относительно его надежности, учитывая то, как быстро и ужасно развивались события в начале российской агрессии.
В любой ситуации нужно действовать прежде всего по закону. Как именно - проконсультировал главный юрист Пятихатского бюро правовой помощи Валентин Косян.
Итак, никаких особых условий хранения трудовых книжек работников правовой режим военного положения не определяет. Изменений по данному поводу законодательство не содержит. Хранить трудовые книжки работников должно предприятие. Выдавать трудовую книжку нужно обязательно только в случае, если работник увольняется. Это предусматривает п. 3 постановления КМУ от 27.04.93 № 301.
Работник должен поставить подпись о получении трудовой книжки:
в личной карточке (типовая форма № П-2, утвержденная приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656);
в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Основание - пункт 7.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 № 58.
Ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек возложена на руководителя предприятия.
Законом "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме" предусмотрены новые правила учета трудовой деятельности работника с 10.06.2021 - введен электронный учет трудовой деятельности.
После того, как Пенсионный фонд завершит работы по включению сведений о трудовой деятельности работников в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, трудовые книжки выдаются работникам лично под подпись. Данные работы должны быть произведены в течение 5 лет (до 10.06.2026).
Работодатель на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины вносит данные в разделе "Відомості про трудові відносини робітника" о наемном работнике и загружает сканированные цветные копии всех страниц трудовой книжки в хронологическом порядке и соответствующих документов, которые также подтверждают стаж (это могут быть также документы о получении образования, свидетельство о рождении ребенка (для женщин), военный билет и т. п.). После подачи работодателем необходимых данных и загрузки документов Пенсионный фонд проводит проверку, и в случае отсутствия замечаний бумажная версия становится ненужной и будет храниться у работника или вестись параллельно с электронной версией, если этого пожелает работник.
В соответствии со ст. 48 КЗоТ Украины с 10.06.2021 учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме, трудовая книжка хранится у работника, а обязанность работодателя вносить записи в трудовую книжку только по требованию работника.
Как допускается действовать в условиях военного положения?
Государственная служба Украины по вопросам труда в своих разъяснениях от 17.06.2021 указывает, что "выдавать работникам трудовые книжки, которые хранятся у работодателя, оснований нет. В то же время отсутствуют основания отказать работнику в выдаче такой трудовой книжки по его требованию. Такое требование желательно оформить в виде заявления".
В случае выдачи трудовой книжки работнику по его требованию работодатель снимает с себя ответственность за сохранение трудовой книжки. Делается это в интересах работника, который может из-за опасности изменить место проживания, выехать, устроиться по срочному трудовому договору по совместительству и т. п. И лучше, если трудовая книжка будет на руках.
Правильно сделать это по следующему алгоритму:
1) работник пишет заявление с просьбой выдать ему трудовую книжку с обоснованием необходимости такой выдачи;
2) заводится дополнительный журнал учета временно выданных трудовых книжек (произвольной формы), где работник расписывается в получении и возврате книги.
Кроме того, согласно ст. 7 Закона "Об организации трудовых отношений в условиях военного положения" в случае нахождения предприятия в районе активных боевых действий, работодатель самостоятельно решает вопрос хранения кадровых документов и может принимать решение о выдаче трудовых книжек работникам под подпись. Перечень территориальных общин, расположенных в районе проведения военных (боевых) действий или которые находятся во временной оккупации, окружении (блокировании), утверждается приказом Министерства по вопросам реинтеграции временно оккупированных территорий Украины (ознакомиться с перечнем можно на официальном сайте по ссылке).
Следовательно, выдача трудовой книжки на руки осуществляется с целью ее хранения, ведь в условиях войны никто ничего гарантировать не может. Работодатель не может принудительно выдать трудовую книжку на руки против желания самого работника. Но в случае уничтожения трудовой книжки из-за боевых действий работник получит немало хлопот по восстановлению данных при выходе на пенсию, а работодатель вряд ли понесет ответственность, ведь мы все сейчас живем во время войны, что признано форс-мажорным обстоятельством.
Мгновенно анализируй законодательство и выявляй самое важное! Теперь в LIGA360:Юрист результаты поиска доступны в визуальном формате. Диаграммы можно изменять по многим критериям: статусу документов, издателям, категориям и т. д. Закажи доступ по ссылке.
Читайте также:
