Налоговые документы в электронном виде с обязательными реквизитами (в том числе с ЭЦП налогоплательщика, его должностных лиц), поданные соответствующим образом, являются оригиналами, имеют юридическую силу, должны храниться и могут использоваться во время судебного или досудебного разрешения споров.
Об этом напомнила ГФС в письме № 23484/6/99-99-10-03-02-15.
Согласно законам «Об электронных документах и электронном документообороте» и «Об электронной цифровой подписи», с целью упрощения для налогоплательщиков процедуры представления налоговой отчетности в органы доходов и сборов и внедрения системы электронного контроля за обращением НДС утверждена Инструкция по подготовке и представлению налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи (далее - Инструкция).
Согласно ст. 181 Хозяйственного кодекса хозяйственный договор по общему правилу излагается в форме единого документа, подписанного сторонами и скрепленного печатями. Допускается заключение хозяйственных договоров в упрощенный способ, то есть путем обмена письмами, факсограммами, телеграммами, телефонограммами и т. п., а также путем подтверждения принятия к выполнению заказов, если законом не установлены специальные требования к форме и порядку заключения такого вида договоров.
Следовательно, органы доходов и сборов могут заключать договоры, определяющие их взаимоотношения в сфере электронного документооборота, в частности, признание электронной цифровой подписи налогоплательщиков или должностных лиц налогоплательщиков только при условии использования ими усиленных сертификатов открытых ключей.
При представлении налоговых документов в электронной форме телекоммуникационными каналами связи налогоплательщик и органы доходов и сборов должны придерживаться порядка, определенного п. 7 Инструкции, а именно налогоплательщик создает налоговый документ в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом (стандартом) с помощью специализированного программного обеспечения, который подписывается ЭЦП должностных лиц налогоплательщика и ЭЦП оттиска печати в порядке и с соблюдением условий, определенных пп. 7.1 п. 7 раздела III Инструкции, и направляется по электронной почте на адрес Информационного портала органов доходов и сборов.
О получении договора о признании электронных документов (далее - Договор) органом доходов и сборов плательщику налогов как подтверждение направляется первая квитанция, подписанная ЭЦП органом доходов и сборов.
После подписания Договора органом доходов и сборов налогоплательщику направляется вторая квитанция и Договор, подписанный ЭЦП органом доходов и сборов. Открытые сертификаты ЭЦП налогоплательщика, которым подписан Договор, автоматически импортируются в базу сертификатов Информационного портала органов доходов и сборов.
