Приказом от 21 сентября 2015 года № 1786/5/272 Минюст и МИД обновили Инструкцию о порядке истребования документов социально-правового характера для граждан Украины, иностранцев и лиц без гражданства.
Эта Инструкция определяет порядок истребования документов социально-правового характера как из Украины, так и из-за границы, для граждан Украины, которые постоянно проживают за рубежом, в том числе тех, которые временно находятся на территории Украины (далее - граждане Украины), иностранцев и лиц без гражданства, а также для предприятий (учреждений, организаций), расположенных в Украине, диппредставительств и консульских учреждений Украины, Департамента консульской службы МИД, представительств МИД на территории Украины.
Предусмотрено, что на основании выявленных сведений Госархивом в АР Крым, госархивами областей, городов Киева и Севастополя оформляются архивные справки и направляются заявителям.
Истребование из Украины документов о госрегистрации актов гражданского состояния осуществляется с учетом р. IV Правил госрегистрации актов гражданского состояния.
Выдачу документов о госрегистрации актов гражданского состояния, которая проводилась в диппредставительствах или консульских учреждениях Украины, осуществляют отделы РАГС главных территориальных управлений юстиции в городе Киеве и Киевской области на основании переданных им на хранение актовых записей.
Повторную выдачу свидетельств о госрегистрации актов гражданского состояния осуществляют диппредставительства и консульские учреждения Украины на основании составленных ими актовых записей, которые еще не переданы на хранение в главные территориальных управлений юстиции в городе Киеве и Киевской области.
Если госрегистрация актов гражданского состояния была произведена органами РАГС при военных комендатурах советских войск за границей, в диппредставительствах или консульских учреждениях СССР, повторную выдачу свидетельств о госрегистрации актов гражданского состояния осуществляют Объединенный архив Управления ЗАГС Правительства города Москвы или архив Управления ЗАГС Администрации Московской области Российской Федерации.
Диппредставительства и консульские учреждения Украины через посредничество Департамента консульской службы МИД, Госархивной службы и государственных архивных учреждений осуществляют истребование документов социально-правового характера для граждан, которые проживают за пределами Украины, если иной порядок истребования документов не предусмотрен международными договорами Украины, согласие на обязательность которых предоставлено ВР.
Архивные учреждения оформляют в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией, а также вместо отдельных видов документов (трудовых книжек, военных билетов и т. п) архивные справки для граждан, выезжающих из Украины на постоянное (временное) место жительства.
Также архивные учреждения исполняют запросы социально-правового характера, предусматривающие истребование соответствующей архивной информации гражданами Украины, которые постоянно проживают за рубежом, в том числе теми, которые временно находятся на территории Украины, иностранцами и лицами без гражданства. Перечень соответствующей архивной информации определен пп. 4.2.1 п. 4.2 гл. 4 р. VI Правил работы архивных учреждений.
По вопросу получения дубликатов документов об образовании, полученном в учебных заведениях Украины, граждане обращаются с заявлениями в учреждения, определенные Порядком заказа документов об образовании гособразца, выдачи и учета их карточек.
