Приказом от 26 декабря 2014 года № 926 Минобороны утвердило Порядок обработки и защиты персональных данных. Документ устанавливает общие требования к организационным и техническим мерам обработки и защиты персональных данных в структурных подразделениях Минобороны и воинских частях.
В рамках деятельности Минобороны ведутся базы персональных данных: военнослужащих; работников; госслужащих; военнообязанных; призывников; резервистов; лиц, уволенных с военной службы, ветеранов военной службы и войны.
Общая организация и координация деятельности, связанной с обработкой и защитой персональных данных во время их обработки, в Минобороны возлагается на Управление информационных технологий.
Непосредственную организацию работы, связанной с обработкой и защитой персональных данных во время их обработки, осуществляет лицо, определенное командиром воинской части. Командиры, в свою очередь, обеспечивают: планирование и организацию действий по безопасности персональных данных; сохранность персональных данных, ограниченность доступа к ним; определение должностных обязанностей лицам, которые непосредственно организуют работу, связанную с персональными данными; контроль за выполнением требований по защите персональных данных; планирование и организацию занятий по изучению законодательства.
Документы, содержащие персональные данные, формируются в дела (карточки) в зависимости от цели обработки персональных данных. Дела с документами, содержащими персональные данные, имеют внутренние описи документов.
Такие дела должны храниться в помещениях (сейфах, металлических шкафах), которые надежно запираются и опечатываются, а также оборудуются охранной и пожарной сигнализациями. Двери помещений должны иметь надежные замки с двумя экземплярами ключей.
