Приказом от 23 января 2015 года № 89/5 Минюст утвердил Порядок проведения проверок состояния архивного дела в архивных учреждениях Украины.
Этот Порядок определяет механизм осуществления Укргосархивом плановых (внеплановых) комплексных, тематических, контрольных проверок состояния архивного дела и государственных архивов областей, города Киева, отраслевых архивов, архивных отделов райгосадминистраций, архивных отделов городских советов.
Основными задачами проверки являются: организация и совершенствование работы архивных учреждений, оказание им организационно-методической помощи; оценка деятельности архивных учреждений; своевременное предупреждение, выявление и пресечение действий, которые содержат признаки нарушения законодательства, устранение причин возникновения этих нарушений и условий, которые их вызывают.
Плановая проверка архивного учреждения проводится на основании плана работы Укргосархива. Специалисты Укргосархива осуществляют следующие плановые проверки:
- комплексная - предусматривает всестороннее изучение всех направлений деятельности архивного учреждения и проводится не чаще чем один раз в пять лет,
- тематическая - осуществляется с целью оценки отдельных направлений деятельности архивного учреждения,
- контрольная - с целью оценки устранения недостатков, выявленных в ходе комплексной или тематической проверки.
Внеплановая проверка проводится в следующих случаях: поручение органа гос власти; выявление фактов кражи, подделка документов в архивном учреждении; выявление недостоверности сведений, заявленных в отчетных документах, представленных архивным учреждением; непредставление в установленный законодательством срок документов обязательной отчетности без уважительных причин, а также письменных объяснений о причинах, которые препятствовали представлению таких документов; обращения юрлиц и граждан о нарушении архивным учреждением требований законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства. Во время проведения внеплановой проверки выясняются только те вопросы, необходимость проверки которых стала основанием для ее осуществления.
Результаты проверки оформляются справкой, которую составляет руководитель рабочей группы, осуществляющей проверку. Также результаты проведенной проверки обсуждаются на заседании коллегии Укргосархива, в обсуждении обязательно принимает участие руководитель архивного учреждения, которое проверялась. Потом Укргосархив принимает решение и направляет его:
- руководителям всех архивных учреждений для ознакомления и учета в работе;
- соответствующим органам госвласти, местного самоуправления для ознакомления и принятия мер.
