Можно ли расторгнуть трудовой договор дистанционно?

Во время войны многие работодатели столкнулись с ситуацией, когда сотрудники переехали в другую область или страну, качество их работы ухудшилось или работа требует присутствия работника на рабочем месте, поэтому нужно уволить сотрудника, или сам сотрудник хочет уволиться из-за изменения жизненных обстоятельств.

Кодекс законов о труде (далее - КЗОТ) предусматривает, что трудовой договор может быть прекращен:

• по инициативе работника (статья 38 КЗОТ);

• по инициативе работодателя (статьи 40 и 41 КЗОТ);

• по соглашению сторон (пункт 1 части 1 статьи 36 КЗОТ);

• по истечении срока (пункт 2 части 1 статьи 36 КЗОТ).

Независимо от того, какая сторона инициирует увольнение, можно выделить некоторые его особенности в зависимости от порядка обмена документами.

Увольнение путем обмена документами с электронной подписью

Согласно статье 14 Закона Украины «Об электронном документообороте» электронный документооборот осуществляется в соответствии с законодательством Украины или на основании договора, определяющего взаимоотношения субъектов электронного документооборота. Использование электронного документа в гражданских отношениях осуществляется согласно общим требованиям совершения сделок, установленных гражданским законодательством.

Согласно части 3 статьи 29 КЗОТ ознакомление работников с приказами, распоряжениями, сообщениями, другими документами работодателя относительно их прав и обязанностей допускается с использованием определенных в трудовом договоре средств электронных коммуникационных сетей с наложением усовершенствованной электронной подписи или квалифицированной электронной подписи (далее - электронная подпись). В трудовом договоре с согласия сторон могут предусматриваться альтернативные способы ознакомления работника.

Часть 2 статьи 7 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» на период военного положения позволяет сторонам установить любой доступный способ электронной коммуникации по общему согласию, не ограничиваясь трудовым договором.

Согласно Закону Украины «Об электронных доверительных услугах», электронная подпись - электронные данные, которые добавляются подписантом к другим электронным данным или логически с ними связываются и используются им как подпись.

То есть электронная подпись приравнивается к личной подписи человека, а также содержит идентификационные данные, позволяющие однозначно установить личность подписанта.

По Закону Украины «Об электронных коммуникациях» электронная коммуникационная сеть - комплекс технических средств электронных коммуникаций и сооружений, предназначенных для услуг, состоящих в приеме и/или передаче информации. То есть подразумевается использование email, мессенджеров, программ для обмена документооборота и т. д.

Таким образом, трудовое законодательство дает возможность сотруднику и работодателю обмениваться трудовыми документами (заявлениями, дополнительными соглашениями и приказами) путем их передачи через электронную почту, мессенджеры, программы для обмена документами, при наличии электронных подписей обеих сторон на таких документах. Такой механизм работает для сторон в случае, если у них нет претензий друг к другу, то есть, в основном, в процессе увольнения по согласию сторон или по инициативе сотрудника.

Процедура увольнения по собственному желанию путем обмена документами, подписанными электронной подписью, выглядит следующим образом:

1) Сотрудник направляет работодателю подписанное электронной подписью заявление об увольнении.

2) Работодатель издает приказ об увольнении, подписывает его электронной подписью и направляет сотруднику для ознакомления.

3) Некоторые программы электронного документооборота предоставляют возможность подписания одного документа двумя сторонами одновременно, поэтому если сотрудник получает такой приказ, он должен поставить электронную подпись о своем ознакомлении.

В случае отсутствия такого программного обеспечения рекомендуется получить от сотрудника заявление об ознакомлении с приказом об увольнении, подписанное его электронной подписью.

Для использования механизма увольнения сотрудника по инициативе работодателя путем направления ему приказов, уведомлений, выговором, подписанных электронной подписью, должен быть утвержден порядок обмена документами через электронную почту, мессенджеры, программы. В нем обязательно нужно закрепить момент, когда сотрудник считается ознакомленным с трудовыми документами. Ведь именно с этого момента начинается отсчет сроков, предусмотренных трудовым законодательством.

Увольнение путем обмена отсканированными документами

Для обмена отсканированной трудовой документацией без проставления электронной подписи необходимо утвердить порядок обмена такой документацией. Сотрудник должен быть ознакомлен с этим порядком под подпись. В порядке обязательно должен быть предусмотрен момент ознакомления сотрудника с трудовой документацией. Желательно закрепить в трудовом договоре адрес электронной почты и номер телефона сотрудника, так как в момент его подписания лицо идентифицирует себя и подтверждает, что такое средство коммуникации будет использоваться им в процессе исполнения договора. Только при соблюдении этих рекомендаций в случае возникновения конфликтной ситуации между сторонами, в судебном процессе можно доказать, что определенное лицо в определенный момент ознакомлено с трудовыми документами.

Увольнение в случае отсутствия порядка электронной коммуникации

Если отсутствует утвержденный порядок электронной коммуникации, то обмен трудовыми документами между работодателем и сотрудником должен осуществляться или при личном присутствии сотрудника, или с помощью почтовой связи.

Так, Кассационный гражданский суд в составе Верховного Суда в постановлении от 03.12.2018 № 686/21222/16-ц выразил следующую позицию: "При отсутствии предварительного согласия сторон трудовых правоотношений на обмен официальными документами средствами электронной связи, трудовые документы должны представляться в бумажной форме с оригинальной подписью автора документа, поскольку направление заявления средствами электронной связи не дает возможности другой стороне установить истинное волеизъявление заявителя".

Важным вопросом в этом случае является момент, с которого начинают отсчет сроки. Так, в случае направления заявления об увольнении по почте, срок увольнения (две недели) начинается с даты получения работодателем заявления.

Если у сотрудника есть исключительные основания для расторжения трудового договора без соблюдения двухнедельного срока, то в заявлении нужно указать эти основания и момент, с которого сотрудник просит расторгнуть трудовой договор.

Среди таких обстоятельств можно назвать:

• переезд на новое место жительства;

• перевод мужа или жены на работу в другой населенный пункт;

• поступление в учебное заведение;

• невозможность проживания в данном населенном пункте, подтвержденная медицинским заключением;

• беременность;

• уход за ребенком до достижения им четырнадцатилетнего возраста или ребенком с инвалидностью;

• уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением или за лицом с инвалидностью I группы;

• выход на пенсию;

• прием на работу по конкурсу;

• другие уважительные причины.

Таким образом, переезд сотрудника на новое место жительства может служить основанием для увольнения без соблюдения двухнедельного срока во время увольнения по инициативе сотрудника. Моментом увольнения в этом случае будет дата, указанная самим сотрудником в заявлении, например, дата, следующая за днем получения работодателем заявления об увольнении.

Относительно выдачи трудовой книжки:

Порядок КМУ "О трудовых книжках работников" от 27 апреля 1993 года № 301 не менялся с 2018 года. То есть, в настоящее время постановление предусматривает обязанность работодателя вернуть трудовую книжку работнику, если она хранится у него, под расписку в Книге движения трудовых книжек и вкладышах к ним, а также в личной карточке.

Напомним, что с 2021 года работодатели ведут учет трудовой деятельности в электронной форме, при этом бумажная трудовая книжка может храниться как у работника, так и у работодателя, а записи в нее вносятся работодателем по требованию работника.

В случае, если трудовая книжка хранится у работодателя, то в соответствии с пунктом 4.1. Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины № 58 от 29.07.93 года (далее - Инструкция), работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Согласно п. 4.2. Инструкции, если работник отсутствует на работе в день увольнения, то владелец или уполномоченный им орган в этот день отправляет ему почтовое уведомление с указанием необходимости получения трудовой книжки. Отправка трудовой книжки почтой допускается только по письменному согласию работника.

Так, рекомендуем предусмотреть в заявлении об увольнении намерение работника получить трудовую книжку по почте.

Также следует отметить, что трудовые книжки запрещено пересылать с помощью в международных почтовых отправлениях в соответствии с пунктом 37 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением КМУ от 5 марта 2009 года № 270. Следовательно, в случае наличия заявления или согласия работника на пересылку его трудовой книжки, она может быть отправлена только в пределах территории Украины.

Катерина Затулко,

старший юрист Адвокатского объединения «EXPATPRO», адвокат