Миндоходов наказом від 09.09.2013 р. № 454 затвердило Порядок формування і представлення страхувальниками звіту відносно сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування.
Відповідно до положень наказу звіт у органи прибутків і зборів подається страхувальником або відповідальною особою страхувальника по місцю постановки на облік в органах прибутків і зборів одним з таких способів:
- засобами електронного зв'язку в електронній формі з дотриманням умови відносно реєстрації електронного підпису відповідальних осіб в порядку, визначеному законодавством;
- на паперових носіях, завірених підписом керівника страхувальника і скріплених друком (за наявності), разом з електронною формою на електронних носіях інформації;
- на паперових носіях, якщо у страхувальника кількість застрахованих осіб не більше п'яти.
При цьому вказано, що звіт, спрямований поштою, не рахується поданим.
Електронна форма звіту у органи прибутків і зборів формується страхувальником з використанням спеціалізованого програмного забезпечення, актуальні версії якого безкоштовно надаються в органі прибутків і зборів по місцю постановки на облік і розміщені на офіційному веб-порталі Міністерства.
Звіт на паперовому носії заповнюється українською мовою в друкарському виді або кульковою ручкою з синім або чорним чорнилом друкарськими буквами без помарок і виправлень. У разі незаповнення того або іншого рядка звіту через відсутність операції цей рядок прокреслюється.
При заповненні полів, що складаються з клітинок, кожен з необхідних символів каліграфічно вписується у відповідну окрему клітинку. Символи не повинні виходити за межі клітинок, а також накладатися на сусідні клітинки. Символи: точка, апостроф, кома, дефіс і т. п. - проставляються в окремих клітинках. При заповненні поля без клітинок запису в цих полях не повинні накладатися на сусідні поля і перекривати службові написи бланка. Грошові суми в таблицях звіту заповнюються в гривнах з копійками.
Якщо страхувальник здійснює реєстрацію початкової кореспонденції, на кожному листі звіту вказується реєстраційний номер відповідно до журналу реєстрації початкової документації страхувальника. Усі листи документів нумеруються і комплектуються відповідальною особою страхувальника.
Таблиці звіту завіряються підписами керівника і головного бухгалтера (за наявності такої посади у страхувальника). Якщо страхувальник є юридичною або фізичною особою, таблиці звіту упевняються друком страхувальника (у фізособи - за наявності).
Крім того, електронна форма звіту, що представляється на електронних носіях, має бути ідентичною звіту на паперових носіях. Звіт повинен подаватися страхувальником у повному об'ємі.
За загальним правилом, страхувальники повинні формувати і подавати в органи прибутків і зборів звіт впродовж 20 календарних днів, що йдуть за останнім днем звітного періоду. Звітним періодом є календарний місяць.
При цьому вказано, що ФЛ-підприємці, оподаткування, що у тому числі обрали спрощену систему, формують і подають в органи прибутків і зборів звіт самі за себе один раз на рік до 10 лютого року, що йде за звітним періодом. Звітним періодом є календарний рік.
ФЛ, що забезпечують себе роботою самостійно і що займаються незалежною професійною діяльністю, а саме: науковою, літературною, артистичною, художньою, освітньою або викладацькою, а також медичною, юридичною практикою, у тому числі адвокатською, нотаріальною діяльністю, або особи, що здійснюють релігійну (місіонерську) діяльність, іншу подібну діяльність і одержуючі дохід безпосередньо від цієї діяльності, за умови, що такі особи не є найнятими робітниками або підприємцями, самі за себе формують і подають в органи прибутків і зборів звіт один раз на рік до 01 травня року, що йде за звітним періодом. Звітним періодом для них є календарний рік.
Звіт формується на підставі бухгалтерських і інших документів, відповідно до яких здійснюється нарахування (числення) або які підтверджують нарахування (числення) виплат (доходу), на які згідно із Законом налічується єдиний внесок.
Звіт повинен містити основні дані про страхувальника і перелік таблиць звіту.
Відмітимо, що у зв'язку з тим, що відучора, 1 жовтня, адміністрування ЕСВ перейшло до Миндоходов, набули чинності нормативно-правові акти відносно обліку платників ЕСВа також діє Інструкція про порядок нарахування і сплати ЕСВ.
