Відповідно до норм Закону "Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно і їх обтяжень" Мінюст в листі від 22.07.2013 р. № 13.1-32/551 розповів про порядок виконання нотаріусами функцій державного реєстратора.
Зокрема, в документі повідомляється, що ведення реєстраційних справ знаходиться в компетенції органів держреєстрації прав, а нотаріус як спеціальний суб'єктщо здійснює функції державного реєстратора, лише заводить облікову справу, яка передає органу державної реєстрації прав по місцю розташування нерухомого майнау терміни і в порядку, визначені законодавством.
У справі нотаріуса під індексом 01-30 "Документів (запити, вимоги, заяви, витягання, інформаційні довідки і т. п.) відносно державної реєстрації речових прав на нерухоме майно і їх обтяжень і надання інформації за даними Державного реєстру речових прав на нерухоме майно" (додаток 32 Правил ведення нотаріального діловодства) повинні зберігатися:
1. Опис вкладення документів, які передаються нотаріусом органу державної реєстрації прав, підписується їм як спеціальним суб'єктом державної реєстрації прав і скріплюється друком державного реєстратора.
2. Квитанція про надання послуг поштовому або кур'єрському зв'язку.
3. Копія витягання з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно.
При цьому електронні копії, виготовлені нотаріусом шляхом сканування і розміщені їм у відповідному розділі Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, не потребують додаткового дублювання в паперовому виді для залучення їх до наряду 01-30.
У такому разі у нотаріуса залишаються вищезгадані документи, які зберігаються впродовж трьох років у справі з індексом 01-30, а облікова справа спрямовується відповідному органу державної реєстрації прав по місцю розташування нерухомого майна в терміни і в порядку, визначені законодавством.
