Комплаєнс-безпека бізнесу: чек-лист для юриста

У сучасному правовому середовищі, що динамічно змінюється, ведення бізнесу без дотримання правових норм може призвести до серйозних наслідків - від фінансових санкцій до втрати репутації. Комплаєнс, тобто дотримання норм і стандартів, стає не тільки необхідністю, а й можливістю побудувати сильний і відповідальний бренд. На практиці комплаєнс захищає компанію від фінансових санкцій, судових позовів, кримінальної, цивільної та фіскальної відповідальності, а також від втрати репутації, що може мати катастрофічні наслідки для майбутнього компанії.

Станом на сьогодні далеко не всі компанії можуть похизуватися наявністю у власній корпоративній структурі окремої комплаєнс-служби або комплаєнс-менеджера, що відповідає за управління ризиками компанії. Про роль служби комплаєнс в компанії можна дізнатися з матеріалу. Відтак, у більшості українських компаній за безпеку правового середовища та відповідні бізнес-ризики, що пов'язані з діяльністю компанії, відповідає юридичний відділ або одноособово юрист. Цей матеріал допоможе визначити контрольні списки відповідності завдань, процедур і вимог, які компанія повинна виконувати, щоб забезпечити дотримання законів, нормативних актів, галузевих стандартів або внутрішніх політик.

• Відповідність чинному законодавству

З огляду на те, що нормативно-правові акти постійно змінюються, юрист компанії має "тримати руку на пульсі" і надавати пріоритет дотриманню законодавства, з метою уникнення юридичних проблем та штрафів. Відповідна функція включає дотримання компанією законів і нормативних актів у сфері трудового, податкового, екологічного законодавства, законодавства про захист прав споживачів, конфіденційності інформації, захисту персональних даних тощо.

Так, зважаючи на нещодавнє прийняття Верховною Радою України проєкту Закону України "Про особливості регулювання підприємницької діяльності окремих видів юридичних осіб та їх об'єднань у перехідний період", яким, серед іншого, скасований Господарський кодекс України, суб'єкти господарювання, на яких розповсюджується дія цього Закону, зобов'язані будуть привести у відповідність власні статутні документи, провести інвентаризацію майна, здійснити зміни в управлінні, оподаткуванні, звітності тощо. У цьому контексті юристу важливо не пропустити актуальні зміни законодавства, мати доступ до коментарів та актуальної аналітики, що надасть можливість уникнути ризиків та сприятиме досягненню бізнес-результатів компанії.

• Відповідність трудових відносин

Права та обов'язки працівника та роботодавця регламентує Кодекс законів про працю України. Але відповідність трудових відносин у компанії не обмежується виключно правовідносинами, що регулює основний трудовий Закон, натомість компанія має дбати, зокрема, про дотримання рівних можливостей працівників, стандартів безпеки на робочому місці, захисту персональних даних працівників, запобігання випадкам мобінгу або іншої дискримінації, а також проводити роботу над внутрішньою політикою стосовно кадрових питань тощо. Правовий режим воєнного стану в Україні є додатковим викликом для юриста компанії, оскільки вимагає окремих знань, пов'язаних з трудовими відносинами в умовах воєнного стану.

Достатньо важливим елементом у роботі юриста у цьому напрямку також є правильність оформлення трудових відносин з працівником. Приймаючи рішення про прийняття працівника на роботу, роботодавець має обрати між договором, що укладається відповідно до норм трудового законодавства, та договором, що регулюється нормами цивільного законодавства, виходячи з характеру діяльності, яку виконує працівник. Про те, чим ризикує роботодавець, неправильно оформивши трудові відносини з працівником, читайте в матеріалі.

• Фінансова відповідність

Цей елемент бізнес-безпеки компанії фокусується на відповідності стандартам бухгалтерського обліку, податковому законодавству, вимогам до фінансової звітності та заходах проти шахрайства.

Так, фінансова звітність є невід'ємним елементом функціонування будь-якої компанії. Це не тільки інструмент, що дає змогу оцінити фінансовий стан компанії, а й юридичний обов'язок, невиконання якого може призвести до серйозних наслідків. Тому види, строки, обсяги фінансової звітності компанії мають бути чітко визначені та дотримані.

Зміни податкового законодавства, які відбулися останнім часом, однозначно підвищили ймовірність виникнення податкових ризиків для українських компаній. Це насамперед стосується підвищення податкових ставок, зокрема розміру військового збору, ставок рентної плати, повернення обов'язку щодо сплати ЄСВ, зміни строків подання звітності щодо найманих працівників тощо.

У зв'язку з цим юрист компанії має подбати про періодичний аудит інформації та документів щодо вчасності та повноти нарахування та сплати податків, зборів і обов'язкових платежів, дотримання валютного законодавства, законодавства щодо запобігання корпоративному шахрайству, відмиванню грошей тощо, з метою виявлення ризиків й пошуку способів їх мінімізації.

• Дозвільні документи та інтелектуальна власність

Дотримання нормативно-правових актів у певних галузях економіки, таких як охорона здоров'я, фармацевтика, безпека харчових продуктів, фінансові та страхові послуги тощо, вимагають особливої уваги, оскільки перебувають під регуляцією спеціальних органів. У даному випадку юрист компанії має дбати про отримання ліцензій, інших дозвільних документів, патентів, знаків для товарів та послуг, промислових зразків, а також про підтримання їх чинності.

Комплексна перевірка інтелектуальної власності передбачає перевірку авторських прав, патентів, торгових марок, комерційної таємниці, ноу-хау та інших елементів інтелектуальної власності, важливих для діяльності компанії. Метою цього аналізу є оцінка цінності інтелектуальної власності, визначення потенційних ризиків і загроз, пов'язаних із такою власністю.

Окрім того, вкрай важливо як захистити інтелектуальну власність компанії, так і гарантувати те, що компанія також не порушує прав інших. Це вимагає ретельності в процесі створення нових продуктів, послуг або маркетингових матеріалів, а також належного моніторингу ринку та законодавства на предмет можливих порушень. Ефективне управління інтелектуальною власністю є важливим елементом бізнес-стратегії сучасної компанії.

• Перевірка контрагентів та угод

Метою дью-дилідженсу контрагента є перевірка компанії перед ухваленням рішення про початок співпраці, укладення контракту, інвестування тощо. Цей процес спрямований на мінімізацію ризику та розкриття всієї важливої інформації перед ухваленням відповідного рішення про співпрацю. Відтак, перед прийняттям такого рішення юрист компанії має здійснити перевірку інформації про контрагента щодо:

• організаційної структури компанії, її статусу, власності, кінцевих бенефіціарів, перевірку відповідних ліцензій, сертифікатів, дозволів, бізнес-процесів, аналізу управлінського персоналу, чисельності команди співробітників тощо;

• фінансового стану компанії на основі фінансової звітності, з особливим акцентом на аналізі звіту про прибутки та збитки, балансу та звіту про рух грошових коштів тощо;

• укладених угод, контрактів чи отриманих дозволів, а також проаналізувати судові й адміністративні справи, виконавчі провадження, стороною яких є контрагент;

• податкового статусу контрагента, наявності непогашених податкових зобов'язань, зокрема податкового боргу, обтяжень рухомого та нерухомого майна, ризиковість контрагента, наявність операцій між пов'язаними особами тощо;

• наявності контрагента в санкційних списках, а також санкційних обмежень, застосованих до контрагента. Оскільки співпраця з підсанкційними контрагентами може створити для компанії безліч проблем. Тому оперативне отримання чіткої та актуальної інформації щодо санкцій, уведених проти контрагентів компанії, є вкрай важливим для своєчасного виявлення відповідних ризиків.

Отже, комплаєнс-безпека бізнесу полягає в дотриманні компанією законодавства, внутрішніх нормативних документів та належної обачності, що дає змогу компанії не тільки уникнути юридичних проблем, а й завоювати довіру клієнтів і ділових партнерів. Розуміння механізмів належної перевірки має вирішальне значення для ефективного управління ризиками та збільшення прибутковості компанії.