Мін'юст визначив порядок забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду.
Відповідний наказ № 3194/5 від 17 жовтня міністерство зареєструвало 24 жовтня 2019 року.
Порядок поширюється на центральні та галузеві державні архіви, Державний архів в АР Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи райдержадміністрацій, міських рад, державні органи, органи місцевого самоврядування в умовах особливого періоду, якщо прийнято рішення про евакуацію відповідної установи.
Установи, державні архіви, архівні відділи мають бути в постійній готовності для розгортання роботи в умовах особливого періоду, що настає з моменту оголошення рішення про мобілізацію (крім цільової) або доведення його до виконавців щодо прихованої мобілізації чи з моменту введення воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях та охоплює час мобілізації, воєнний час і частково відбудовний період після закінчення воєнних дій.
Для цього кожна установа (служба діловодства, архівний підрозділ, режимно-секретний орган, інший структурний підрозділ, визначений керівником) має розробити документи, які затвердить її керівник.
Йдеться про:
- переліки справ (документів), що передаються для зберігання до державних архівів (архівних відділів); вивозяться до місць евакуації; знищуються; залишаються на місці;
- списки працівників, відповідальних за організацію та виконання заходів із підготовки та передавання справ (документів) до відповідного державного архіву (архівного відділу), вивезення до місць евакуації, за облік і зберігання справ (документів), а також їх знищення;
- порядок транспортування справ до державного архіву (архівного відділу), до місць евакуації;
- порядок забезпечення охорони документів під час їх підготовки до транспортування та під час транспортування;
- порядок черговості вивезення документів до місць евакуації.
У першу чергу на зберігання до державних архівів приймуть документи Національного архівного фонду (НАФ) державних органів та органів місцевого самоврядування за графіком приймання-передавання, який затверджує керівник державного архіву.
Зберіганню в умовах особливого періоду підлягають документи НАФ, документи тривалого зберігання, з кадрових питань (особового складу), а також окремі документи тимчасового зберігання за рішенням експертної комісії установи.
В умовах особливого періоду в разі прийняття рішення про евакуацію відповідної установи підлягають вивезенню до місця евакуації установи:
документи з кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) зберігання;
документи поточного діловодства та справи, строки зберігання яких не закінчені та які потрібні для повсякденної роботи у місці евакуації;
реєстраційно-контрольні картотеки до документів;
довідковий апарат (описи, картотеки, каталоги, покажчики тощо);
облікові форми, потрібні для формування переліку знищених матеріальних носіїв секретної інформації.
Транспортуватимуть документи в супроводі охорони згідно з правилами перевезення цінних вантажів, установлених для відповідних видів транспорту.
Порядок дій щодо поводження з матеріальними носіями секретної інформації в разі виникнення реальної загрози їх захоплення та неможливості їх вивезення у безпечні місця в умовах особливого періоду прописано в Порядку забезпечення режиму секретності.
Якщо прийнято рішення про підготовку до евакуації державного архіву (архівного відділу), зупиняються робота читальних залів, розгляд документів, поданих на експертно-перевірну комісію державного архіву (ЕК архівного відділу), приймання-передавання справ від установ тощо.
Документи, які не були передані до державного архіву (архівного відділу), підлягають вивезенню до місця евакуації установи. Приймання-передавання справ (документів) здійснюється за актом приймання-передавання.
Наказ набере чинності з дня офіційного опублікування.
З повним текстом наказу Мін'юсту можна ознайомитися в модулі "Законодавство" ІПС ЛІГА:ЗАКОН, замовивши тестовий доступ.
