Державна адміністрація залізничного транспорту України перейшла з традиційного методу оформлення вантажних відправлень на електронний. Цей крок є давно очікуваним з огляду на сучасні інформаційні технології, які застосовуються бізнес-середовищем.
Уведення електронного перевізного документа є революційним в системі власного документообігу, взаємодії з клієнтами та реальної модернізації державного підприємства. Фактично цією новацією Укрзалізниця започатковує перехід на автоматизовані електронні системи як в середині своєї структури, так і по відношенню до своїх клієнтів.
Введення електронного документообігу - надзвичайно своєчасний з економічної точки зору крок. За перший квартал цього року навантаження збільшилося на 14%. Це означає, що потреба у вантажних послугах Укрзалізниці зростає і введенням електронного документообігу підприємство не тільки полегшить роботу клієнтам, але і підвищить ефективність використання вагонного парку, зменшить час простоїв, а також акумулює фінансові засоби, необхідні для оновлення і модернізації вантажного парку.
Одним із головних результатів, які очікує УЗ від проведення автоматизації - це вдосконалення, шляхом упорядкування та систематизації, процесів обробки вагонів, вантажів, відправок, як у внутрішніх процесах так і у взаємодії з клієнтами.
Сам електронний перевізний документ від 1 липня буде розміщуватися на аркуші паперу. Усі відповідальні працівники залізниць вже мають електронні цифрові підписи, якими засвідчують накладні при прийомі вантажів до перевезення. Клієнтам пропонується теж повністю перейти на безпаперове оформлення перевезення та аналогічно скріплювати свою накладну електронним цифровим підписом. До кінця 2012 року Укрзалізниця планує повністю відмовитися від паперового документообігу при перевезенні вантажів.
За попередніми розрахунками: економія часу - у 10 разів на обробку однієї відправки вантажу, значна економія паперу - виходячи з того, що УЗ щорічно закуповувала - 2 млн. бланків перевізних документів, сума на придбання бланків - близько 5 млн. грн. у рік.
Станом на 04.07.2011 до системи АС Клієнт УЗ вже підключено понад 4 тис. абонентів. Щодня до системи підключається понад 700 вантажовідправників.
