С 1 января 2020 года начинает действовать новая Инструкция по делопроизводству в местных и апелляционных судах Украины, утвержденная приказом ГСА от 20 августа № 814.
Инструкция определяет общие правила делопроизводства в низших судах, регламентирует порядок работы с документами с момента их поступления или создания до уничтожения или передачи в государственное архивное учреждение.
Также установлен порядок автоматизированной (электронной) обработки, учета и контроля документов, судебных дел с помощью автоматизированной системы документооборота суда (АСДС) и делопроизводства в бумажной форме.
Идентификация
Документам присваивается уникальный идентификатор - штрих-код и литерно-цифровая информация, указанная над штрих-кодом, содержащая код базы данных суда, уникальный идентификатор документа в базе данных суда, типы документа и юрисдикции.
https://jurliga.ligazakon.net/ua/news/180818_sudovim - rshennyam - prisvoyat - vronomeri |
Каждому судебному делу (уголовному производству) присваивается единый уникальный номер.
Суды могут создавать документы временного (до 10 лет включительно) срока хранения лишь в электронной форме при условии наличия соответствующего технического обеспечения.
Нерассмотренные судебные дела, заявления, по которым не решен вопрос об открытии производства, в том числе оставленные без движения для устранения недостатков, должны храниться в рабочих кабинетах и располагаться в шкафах (сейфах) вне доступа посторонних.
Запрещено выносить за пределы суда заявления, жалобы, дела и тому подобное.
Принятие и регистрация документов
Ежедневно в течение рабочего времени суда канцелярия принимает и регистрирует документы.
Из корреспонденции выделяются документы, требующие обязательного рассмотрения руководством суда или структурными подразделениями аппарата суда.
Входящие, исходящие и внутренние документы (справки, докладные записки, заявления, протоколы заседаний собраний судей, и тому подобное) регистрируются в АСДС.
Каждый документ регистрируется в суде один раз: входящие - в день поступления или не позже следующего рабочего дня, если документ поступил в нерабочее время, создаваемые - в день подписания или утверждения.
Если по объективным причинам (конец рабочего дня и тому подобное) невозможно зарегистрировать входящую корреспонденцию в день ее поступления, такая корреспонденция регистрируется в автоматизированной системе в срок, определенный руководством суда, с указанием причин установления такого срока.
Если по получении документа электронной почтой или факсимильной связью в суд поступает такой документ и на бумажном носителе, последний передается по назначению. На оригинале документа на регистрационном штампе дополнительно указывается дата получения е-mail.
По обращению подавшего документ в суд, на первой странице предоставленной копии работник аппарата суда, принявший документ, проставляет под текстом (а в случае отсутствия такой возможности - на другом свободном месте) штамп суда (регистрационную отметку - уникальный идентификатор) с указанием даты (в случае необходимости - времени) получения документа, своей должности, фамилии и подписи и возвращает копию обратившемуся.
Отказ в принятии документов
Ответственный работник суда в день поступления корреспонденции проверяет целостность конверта (пакета), соответствие адреса, с соблюдением правил безопасности раскрывает конверт (пакет), проверяет соответствие вложений описания (наличие приложений к документа).
Не подлежат регистрации рекламные сообщения, плакаты и тому подобное, прейскуранты, поздравительные письма и приглашения, печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени), документы личного характера, а также загрязненные и поврежденные документы, содержание и реквизиты которых невозможно установить.
Регистрация документов во время рассмотрения дела
Дополнительные документы (материалы), которые касаются рассмотрения конкретного дела, находящегося в производстве суда, в том числе заявления об отводе регистрируются по дате поступления в суд. В случае поступления этих документов в день рассмотрения дела в суде входящие документы регистрируются также по времени их поступления.
На первом листе входящего документа в правом нижнем углу или свободном от текста месте проставляется регистрационная отметка (штамп) с указанием даты регистрации, регистрационного номера (при необходимости - наименования суда) и подпись лица, зарегистрировавшего документ, а в случае необходимости - и время подачи документа.
При работе с документами, которые принимаются или передаются электронной почтой судами, применяются официальные электронные адреса этих судов
Увендомления с отметкой о вручении адресату процессуальных документов после возвращения в суд не подлежат регистрации в АСДС как входящий документ и приобщаются к материалам судебного дела с проставлением штампа входящей корреспонденции с датой получения судом и внесением соответствующих данных в АСДС.
Процессуальные документы, поступившие накануне или в день рассмотрения дела, немедленно передаются судьям, в производстве которых находятся указанные дела.
Документы, полученные от участников судебного процесса или их представителей непосредственно во время судебного заседания по резолюции судьи (судьи-докладчика) передаются для регистрации в канцелярию не позже следующего рабочего дня, после чего приобщаются к материалам дела.
Движение дела
Информация относительно движения дела вносится в АСДС безотлагательно, в день принятия соответствующего судебного решения или проведения определенных действий по делу, но не позже следующего рабочего дня, если решение или действие принято/совершенно в нерабочее время или в срок, определенный руководством суда, с указанием причин установления такого срока (например, окончание рабочего времени, недостаточное время для осуществления соответствующего действия).
Сведения относительно участников судебного процесса должны указываться без сокращений.
