Минмолодежьспорта приказом от 18 марта 2016 года № 980 обновило Инструкцию по делопроизводству по обращениям граждан в Министерстве.
Предусмотрено, что обращение в Минмолодежьспорта может быть подано отдельным лицом (индивидуальное) или группой лиц (коллективное).
Письменное обращение направляется по почте или передается гражданином в Минмолодежьспорта лично или через уполномоченное им лицо, полномочия которого оформлены в соответствии с законодательством. Письменное обращение также может быть направлено с использованием сети Интернет, средств электронной связи (электронное обращение).
Письменное обращение без указания местожительства автора, не подписанное, а также такое, из которого невозможно установить авторство, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.
Все обращения граждан, поступающие в Минмолодьспорта, принимаются ответственными работниками отдела контроля, делопроизводства и обращений граждан и централизованно регистрируются в день их поступления. Регистрация обращений и учет личного приема граждан осуществляются путем введения в регистрационно-контрольную карточку в системе электронного документооборота «Megapolis. Документооборот» следующих данных:
- дата поступления обращения;
- ФИО, категория (социальное положение) заявителя;
- откуда получено обращение, дата, индекс, контроль;
- затронутые вопросы - краткое содержание;
- содержание и дата резолюции, фамилия автора резолюции, исполнитель, срок исполнения;
- дата отправки, индекс и результат рассмотрения, дата снятия с контроля.
Электронные обращения принимаются на электронный адрес: zvernennja@msms.gov.ua. Датой представления электронного обращения является дата его поступления на указанный электронный адрес. Если электронное обращение поступило в нерабочий день или время, то датой подачи электронного обращения считается следующий рабочий день.
