Совет судей решением от 4 февраля 2016 года № 5 согласовал Порядок формирования, ведения, учета и хранения личных дел судей.
Согласно Порядку, в личном деле судьи хранится информация о назначении судьи на должность, избрании, переводе, увольнении, принесении судьей присяги, содержатся биографические и другие данные о судье.
Формирование, ведение, учет и хранение личных дел осуществляются соответствующим структурным подразделением аппарата суда или ответственным лицом, осуществляющим ведение кадровой работы в суде (далее - ответственный работник).
Личное дело судьи ведется также в электронном виде с использованием единой информационно-телекоммуникационной системы учета кадров.
Датой начала формирования личного дела является дата издания приказа председателем суда о зачислении судьи в штат суда на основании соответствующего нормативного акта.
Ответственность за формирование, ведение, учет и хранение личных дел судей возлагается на руководителя аппарата соответствующего суда.
Личные дела являются документами для служебного пользования и должны храниться в специально оборудованных шкафах или сейфах.
После отчисления судьи со штата суда его личное дело продолжает храниться в соответствующем служебном подразделении аппарата суда (ответственного работника) в течение 2 лет, но отдельно от личных дел действующих судей. После окончания 2 лет такие личные дела передаются в архив суда в установленном порядке. Хранение архивных личных дел обеспечивается руководителем аппарата суда.
Доступ к личному делу имеет председатель суда, руководитель аппарата суда и ответственный работник. Судья имеет право ознакомиться со своим личным делом, о чем делается соответствующая запись.
Следует отметить, что Совет судей также поручил ГСА проработать вопрос относительно принятия неотложных мер для сохранения (эвакуации) или уничтожения личных дел в случае внезапного возникновения чрезвычайной ситуации.
