Начнем с азов. Эффективное управление юридическим бизнесом невозможно, если вы в самом начале не определите для себя путь, по которому собираетесь идти, и цель, которой хотите достичь. Ориентация на средне- и долгосрочную перспективу - основа успешной бизнес-модели.
• Разработайте видение развития вашей фирмы на ближайшие 3-5-10 лет - очертите направления деятельности, численность штата, объем прибыли, место на рынке и т.д.
• Поставьте конкретные, достижимые, актуальные, измеримые и ограниченные во времени цели и выберите методы и средства для их достижения.
• Проведите анализ текущих дел, подготовьте план действий на ближайшее время.
• Поддерживайте связь с сотрудниками, донесите до них ваше видение развития компании, обрисуйте цели, которые вы ставите перед ними, найдите способы дополнительной мотивации.
• Определите для себя контрольные точки (раз в месяц, квартал, в полугодие) и проводите тщательный анализ соответствия движения вашей компании сформированной стратегии. Вовремя вносите коррективы в зависимости от внешних и внутренних обстоятельств.
Что в 90% случаев мешает достижению поставленных целей?
Управление юридической фирмой можно сравнить с прохождением марафонского забега. И тут, как и в спорте, важно не то, насколько резво ты рванешь на старте, а то, насколько правильно распределишь свои силы, чтобы не сойти с дистанции, так и не приблизившись к намеченным целям.
Для владельца юридического бизнеса крайне важно уметь управлять 3 категориями - это:
- деньги;
- кадры;
- время.
Начнем по порядку…
Финансы НЕ поют романсы, или как правильно управлять денежными ресурсами
Здесь юристы-предприниматели зачастую допускают 2 ошибки.
1. Начинают свой бизнес на заемные средства, проще говоря, берут кредит для основания компании.
Чтобы избежать финансового краха, рассчитывайте только на себя. Конечно, получение определенных заемных средств не станет существенной помехой для вашего бизнеса. Но застраховаться от риска неплатежеспособности все-таки стоит. Для этого заранее составьте бизнес-план, где пропишите, сколько и каких именно средств вам понадобится, как быстро окупятся ваши вложения.
2. Расходуют деньги не по назначению.
Причиной неудачи в данной ситуации становится полное отсутствие заранее продуманной системы управления финансами, другими словами - «проедание» бюджета компании. Чтобы не ошибиться, создайте защищенные статьи расходов и направляйте средства не только на погашение текущих платежей, но и на инвестиции в будущее развитие (реклама, автоматизация бизнес-процессов, повышение квалификации персонала и т.д.).
«Кадры решают все!», или как правильно управлять персоналом
Как и в предыдущем случае, собственники юридического бизнеса не достигают успеха ввиду нескольких ошибок, основными из которых являются следующие.
1. Отсутствие четкой вертикальной и горизонтальной структуры внутри юридической фирмы.
При формировании штата сотрудников крайне важно заранее определить их количество, должности и служебные обязанности. Это поможет избежать двоевластия и привлечения опытных специалистов к работе, не требующей особой квалификации, в ущерб их основной деятельности.
Еще одна важная функция грамотного структурирования юридической фирмы - карьерно-мотивирующая. Когда в компании есть четкая карьерная лестница, сотрудники получают дополнительный стимул к максимально эффективной и продуктивной работе.
Примерная схема такой лестницы (сверху вниз) выглядит так:
- управляющий партнер;
- партнер;
- главный юрист (начальник отдела);
- ведущий юрист;
- юрист;
- младший юрист или помощник;
- секретарь, работник курьерской службы и т.д.
2. Отсутствие четкого распределения обязанностей между руководством, специалистами, техническим персоналом.
Нередки ситуации, когда работу, с которой справился бы и один специалист, выполняют несколько сотрудников. И наоборот, ряд направлений деятельности в компании вообще не продвигается, поскольку просто некому заняться этой работой. Кроме того, во многих юридических фирмах юристы по долгу службы вынуждены также выполнять обязанности секретарей, курьеров, маркетологов. Все это приводит к простоям в работе с клиентами и невероятно высокой загрузке профессиональных специалистов.
Четкая вертикаль власти в компании создает понятные для всех сотрудников условия труда - каждый знает, кто чей начальник. А заранее разработанные должностные инструкции позволяют направить усилия юристов в нужное русло.
3. Отсутствие грамотного подхода к подбору кадров.
Низкое качество кадровой работы приводит к тому, что в юридической компании могут годами работать сотрудники, абсолютно не заинтересованные в успехе общего дела. Кому-то до пенсии осталось пару лет, кто-то планирует уходить в декрет, а некоторым вообще все равно, где работать, лишь бы дома тунеядцем не называли.
Подбирая сотрудника на ту или иную должность, руководствуйтесь наличием в у претендентов умения:
- заранее предвидеть и анализировать правовые риски;
- мыслить бизнес-категориями клиента;
- коммуницировать с людьми в зависимости от их рода занятий и положения в обществе;
- самостоятельно организовывать свою работу;
- быть быстрым, но при этом достаточно гибким в принятии важных решений.
Дополнительными «плюсами» является высокая компьютерная грамотность, знание иностранных языков, опыт работы и безупречное профессиональное реноме.
4. Отсутствие автоматизации рабочего процесса.
Юрист - это эксперт по правовым вопросам. И от того, насколько быстро и грамотно он выполняет свою работу, зависит прибыльность вашего бизнеса. Так стоит ли такого ценного сотрудника загружать дополнительными рутинными делами?
Чтобы освободить время юриста и избавить его от выполнения непрофильных обязанностей:
- разработайте и внедрите типовые отчеты для клиентов, шаблоны основных документов, планировщики ежедневных дел;
- максимально сократите бумажный документооборот путем переведения его в электронную форму;
- снабдите вашего специалиста удобными в работе компьютерными программами и приложениями.
Всего 3 шага - и вы в несколько раз повысите продуктивность работы ваших специалистов и улучшите управление юридическим бизнесом.
Тайм-менеджмент - наше все, или как правильно управлять рабочим временем
О том, что время - деньги, сегодня знают даже дети. А для профессионального юриста это вообще основной и, без преувеличения, бесценный ресурс. Чтобы проанализировать, насколько грамотно вы распоряжаетесь своим временем и временем своих сотрудников, ответьте на несколько вопросов.
• Сколько часов в день вы/ваши юристы тратите на разговоры по телефону, не приводящие к продаже услуг?
• Как часто в течение дня вы/ваши юристы вынуждены отвлекаться от основной работы, чтобы решить мелкие организационные вопросы (отправить письма, подписать документы и т.д.)?
• Всегда ли вы как руководитель доступны для своих сотрудников?
• Часто ли вы самостоятельно ищете ответы на вопросы, решить которые ваши юристы могли бы самостоятельно?
• Сколько времени уходит у вас/ваших юристов на малозначительные разговоры с клиентами?
Ответы на эти вопросы помогут определить, сколько вашего рабочего времени уходит впустую, не принося ощутимого результата, а в большинстве случаев вообще снижая прибыльность бизнеса.
До 30% сократить временные потери, а значит, на треть повысить продуктивность работы вашей компании помогут следующие меры:
- всегда планируйте свой рабочий день и этого же требуйте от сотрудников;
- дополнительно отводите ограниченное количество времени на звонки, переписку, общение с сотрудниками;
- обозначьте часы, когда вас не под каким предлогом нельзя беспокоить;
- требуйте от сотрудников при обращении к вам четко формулировать проблемы и предлагать пути их решения;
- заведите систему учета рабочего времени, чтобы уделять работе с клиентами строго отведенное количество часов
Всего несколько простых шагов позволят вам в разы увеличить результативность работы вашей юридической компании.
Где найти хороших клиентов, или как работает закон Парето в юридическом бизнесе?
Сложность менеджмента в юридической компании заключается не только в том, чтобы научиться управлять финансами, кадрами и временем. Если вы хотите достичь успеха, нужно уметь правильно формировать клиентскую базу. Согласно закону Парето, 80% прибыли вашей компании приносят 20% клиентов! И ваша задача - большую часть сил и времени посвятить работе именно с такими клиентами.
• Определите специализацию вашей юридической фирмы. Не нужно пытаться объять необъятное. Очертите для себя несколько основных направлений и не распыляйтесь на остальные сферы.
• Предлагайте клиентам те услуги, которых не предоставляет никто (или очень ограниченный круг компаний). Ориентируйтесь на те виды помощи, которые приносят максимальные доход при минимальных затратах труда и времени, и на те сферы, где вы - настоящий профи.
• Разработайте собственную маркетинговую политику и перестаньте, наконец, продавать свои услуги исключительно через юристов. Выделите основные направления для привлечения новых клиентов, наймите в штат PR-специалиста или отдайте эту работу сторонним компаниям на аутсорсинг.
• Не работайте со всеми подряд. Определите портрет своего клиента, проанализируйте результативность взаимодействия с потенциальными клиентами (сколько человек позвонило, а сколько заключило договор). Не стесняйтесь указать на дверь недобросовестным и неплатежеспособным заказчикам услуг - вы не на благотворительном базаре. Выработайте особые подходы к «привилегированным» клиентам, от контрактов с которыми вы получаете больше всего прибыли.
• Никогда не беритесь за заведомо проигрышные дела. Поверьте, далеко не любая игра стоит свеч. И если хвататься за все подряд, суля клиенту успех там, где это невозможно, вы очень быстро прогорите. Основатель всемирно известной немецкой компании Роберт Бош как-то сказал: «Лучше потерять деньги, чем доверие». Помните об этом!
Алексей Кравченко, консультант по развитию юридического бизнеса
