Наказом № 464/5 Мінюст вніс зміни в Порядок проставляння апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, і підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації.
Відзначається, що уповноважена особа за результатами розгляду представлених документів приймає одно з наступних рішень : проставити апостиль, підготувати документи для подальшої консульської легалізації або відмовити в таких діях.
Відмова в проставлянні апостиля чи в підготовці документів для подальшої консульської легалізації здійснюється в усній формі з вказівкою підстав.
Документом встановлені окремі алгоритми дій уповноваженої особи при ухваленні рішення про проставляння апостиля або про підготовку документів для подальшої консульської легалізації.
Передбачено, що проставляння штампу "Апостиль" чи штампу, що засвідчує достовірність підпису попереднього нотаріуса, робиться на вільному від тексту місці документу або на його зворотній стороні або на окремому листі.
Усі заяви, подані для проставляння апостиля або підготовки документів для подальшої консульської легалізації, реєструються у відповідному журналі.
Усі документи, на яких проставлений штамп, який засвідчує достовірність підпису державного або приватного нотаріуса, і достовірність відбитку гербової печаті державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, також підлягають реєстрації.
На запит будь-якої зацікавленої особи посадовець підрозділу Міністерства юстиції, яке реєструє заяви про проставляння апостиля (підготовці документів для подальшої консульської легалізації), зобов'язаний перевірити, чи відповідають зроблені в нім записи відомостям, внесеним в реєстраційні журнали.
