Минюст определил порядок обеспечения эвакуации, хранения и уничтожения документов в условиях особого периода.
Соответствующий приказ № 3194/5 от 17 октября министерство зарегистрировало 24 октября 2019 года.
Порядок распространяется на центральные и отраслевые государственные архивы, Государственный архив в АР Крым, государственные архивы областей, городов Киева и Севастополя, архивные отделы райгосадминистраций, городских советов, государственные органы, органы местного самоуправления в условиях особого периода, если принято решение об эвакуации соответствующего учреждения.
Учреждения, государственные архивы, архивные отделы должны быть в постоянной готовности для развертывания работы в условиях особого периода, наступающего с момента объявления решения о мобилизации (кроме целевой) или доведения его до исполнителей относительно скрытой мобилизации или с момента введения военного положения в Украине или в отдельных ее местностях и охватывает время мобилизации, военное время и частично восстановительный период после окончания военных действий.
Для этого каждое учреждение (служба делопроизводства, архивное подразделение, режимно-секретный орган, другое структурное подразделение, определенное руководителем) должны разработать документы, которые утвердит его руководитель.
Речь идет о:
- перечнях дел (документов), которые передаются для хранения в государственные архивы (архивные отделы); вывозятся в места эвакуации; уничтожаются; остаются на месте;
- списках работников, ответственных за организацию и выполнение мероприятий по подготовке и передаче дел (документов) в соответствующий государственный архив (архивный отдел), вывозу в места эвакуации, за учет и хранение дел (документов), а также их уничтожение;
- порядке транспортировки дел в государственный архив (архивный отдел), в места эвакуации;
- порядке обеспечения охраны документов при их подготовке к транспортировке и во время транспортировки;
- порядке очередности вывоза документов в места эвакуации.
В первую очередь на хранение в государственные архивы примут документы Национального архивного фонда (НАФ) государственных органов и органов местного самоуправления по графику приема-передачи, который утверждает руководитель государственного архива.
Хранению в условиях особого периода подлежат документы НАФ, документы длительного хранения, по кадровым вопросам (личного состава), а также отдельные документы временного хранения по решению экспертной комиссии учреждения.
В условиях особого периода в случае принятия решения об эвакуации соответствующего учреждения подлежат вывозу в места эвакуации учреждения:
документы по кадровым вопросам (личному составу), длительного (свыше 10 лет) хранения;
документы текущего делопроизводства и дела, сроки хранения которых не закончены и которые нужны для повседневной работы в месте эвакуации;
регистрационно-контрольные картотеки к документам;
справочный аппарат (описания, картотеки, каталоги, указатели и т. п.);
учетные формы, необходимые для формирования перечня уничтоженных материальных носителей секретной информации.
Транспортировать документы будут в сопровождении охраны согласно правилам перевозки ценных грузов, установленным для соответствующих видов транспорта.
Порядок действий по обращению с материальными носителями секретной информации в случае возникновения реальной угрозы их захвата и невозможности их вывоза в безопасные места в условиях особого периода прописан в Порядке обеспечения режима секретности.
Если принято решение о подготовке к эвакуации государственного архива (архивного отдела) приостанавливаются работа читальных залов, рассмотрение документов, поданных на экспертно-проверочную комиссию государственного архива (ЭК архивного отдела), прием-передача дел от учреждений и т. п.
Документы, которые не были переданы в государственный архив (архивный отдел), подлежат вывозу в место эвакуации учреждения. Прием-передача дел (документов) осуществляется по акту приема-передачи.
Приказ вступит в силу со дня официального опубликования.
С полным текстом приказа Минюста можно ознакомиться в модуле "Законодательство" ИПС ЛІГА:ЗАКОН, заказав тестовый доступ.
